asyan.org
добавить свой файл
1 2 ... 6 7


У к р а ї н а
Чернівецька міська рада

У П Р А В Л I Н Н Я О С В I Т И





вул. Червоноармійська, 176, м.Чернівці, 58029 тел./факс (0372) 3-30-87,

E-mail: edu@osvitacv.com. Код ЄДРПОУ №02147345



18.01.2013



01-15/111

Керівнику навчального закладу

на №




від









Про номенклатуру справ навчального закладу
Управління освіти Чернівецької міської ради надсилає роз’яснення щодо формування номенклатури справ у навчальному закладі.

^ Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві будь-якої організації і є основою для складання описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання і основним обліковим документом у діловодстві.

Номенклатура справ необхідна для:

  • швидкого пошуку документів за їх видами;

  • розподілу виконаних документів по справах;

  • встановлення термінів зберігання;

  • створення довідкової картотеки виконаних документів.

Розрізняють типову (обов'язкову) та індивідуальну номенклатури справ. Типова номенклатура справ розробляються і розсилаються вищестоящими організаціями - міністерствами, відомствами, головними управліннями і т.д. і узгоджуються з архівними установами. На основі типової номенклатура справ організації розробляють індивідуальну номенклатуру. Відповідальність за розробку номенклатури справ у навчальному закладі покладається на керівника, який розробляє її структуру та призначає за її ведення відповідальних осіб. До розробки номенклатури справ долучаються фахівці, відповідальні за діловодство.

Номенклатура справ навчального закладу друкується в декількох примірниках (не менше 3-х), підписується керівником, узгоджується з архівом міського управління освіти. Перший примірник зберігається в канцелярії, другий - використовується канцелярією як робочий примірник; третій - знаходиться в архіві міського управління освіти.

Після створення номенклатура справ вона затверджується керівником наказом.

Номенклатура справ розробляється в табличному варіанті і містить 5 граф.

В першій графі проставляють індекси справ (01-01, 02-02 і т.д.)

У другій графі вказують найменування розділів номенклатури справ.

Третю графу номенклатури заповнюють в кінці року, коли відомо кількість справ і томів, що утворилися протягом року.

У четвертій графі вказують термін зберігання справ і номер статті в переліку, згідно з якою він встановлений.

У графі "Примітки" протягом періоду дії номенклатури проставляють відмітки: про заклад справ, знищення справ, передачу їх в архів навчального закладу або інші установи, про що переходять справах і т.д.

Номенклатура справ вводиться щорічно в дію з 1 січня календарного року. Наприкінці поточного року заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ за рік. Підсумковий запис у зведеній номенклатурі справ підписується секретарем-діловодом, затверджується керівником і узгоджується з архівом міського управління освіти.

Номенклатура справ створюється на основі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 № 41 (із змінами) і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.1998 за №576/3016. Номенклатура справ – це обов'язковий нормативно-правовий акт для всіх організацій, незалежно від їх форм власності.

Управління освіти надсилає для практичного користування орієнтовну номенклатуру справ (додається). Кожний керівник навчального закладу повинен детально ознайомитись з нею і розробити номенклатуру ввіреного структурного підрозділу (дошкільного закладу, школи, позашкільного закладу). При складанні номенклатури справ необхідно врахувати вимоги галузевих документів:

  • Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-III ступенів, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 р. № 240;

  • Примірної інструкції з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 23.08.2012 р. №947;

  • Примірної інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 01.10.2012 р. №1059.

Звертаємо увагу, що з 01 січня 2013 року змінилися строки зберігання наказів та їх класифікація, оскільки набирає чинності новий Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578 (Перелік №578/5). Відповідно до статті 16 нового Переліку накази розподіляються на 3 основні групи:

^ Група наказів

Питання, з яких видаються накази

Строк зберігання

Рекомендо-ваний літерний індекс

Накази з основної діяльності

  • утворення, реорганізація, удосконалення структури, ліквідація, зміна діяльності навчального закладу, колегіальних органів; створення ліквідаційної комісії;

постійно

Немає

  • організація розпорядчої діяльності, планування, фінансування, звітність, організація праці, виробнича діяльність, тощо;

до ліквідації закладу










  • оформлення результатів роботи колегіальних органів, комісій;







  • затвердження локальних нормативних актів навчального закладу (положення, інструкції, порядки);







  • розподіл функціональних обов’язків;







  • делегування повноважень;







  • призначення відповідальних осіб;







  • скасування попередніх наказів;







  • інші питання, що потребують правового оформлення







Накази з адміністра-тивно-господарських питань

  • накази видаються за потреби правового регулювання відповідних питань (наприклад, щодо проведення інвентаризації)

5 років

аг

Накази з кадрових питань










тривалого строку зберігання

  • прийняття на роботу;

  • переміщення на інше робоче місце;

  • переведення на іншу посаду;

  • звільнення;

  • атестації педагогів;

  • підвищення кваліфікації;

  • стажування;

  • присвоєння звань;

  • зміна біографічних даних;

  • заохочення (нагородження, преміювання);

  • оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги;

  • всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;

  • надання відпусток для догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати;

  • довгострокові відрядження в межах України та за кордон;

  • відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;

  • затвердження штатного розпису і внесення змін до нього;

  • встановлення та скасування режиму неповного робочого часу окремим працівникам;

75 років

к/тр

тимчасового строку зберігання

  • стягнення;

  • короткострокові відрядження в межах України та за кордон;

  • надання щорічних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням;

  • соціальних відпусток працівникам, які мають дітей.

5 років

к/тм

В загальноосвітніх навчальних закладах також ведеться книга наказів руху учнів (індекс – у).

Згідно Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» 2003 року, в навчальному закладі накази та інші документи можуть створюватись в електронному вигляді. У такому разі заводяться відповідні журнали реєстрації таких документів за кожним видом. Наприклад, журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання може мати такий вигляд:

з/п

Дата

Короткий зміст

Кому оголошено

Куди направлено копії (витяги)

1

10.01.2013

При прийняття Руснак Т.М. на роботу за сумісництвом

Руснак Т.М.

1.До особової справи;

2.До бухгалтерії

2

16.01.2013

Про заохочення працівників за результатами конкурсу «Вчитель року»

Станкус О.В.

Устіновій С.П.

Оприлюднено на нараді

Наприкінці року документи підлягають архівації. Згідно з пунктом 3.2.5 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. №16 (із змінами), будь-яка справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). Якщо документів багато, то вони томуються за півріччями або кварталами.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення документів покладається на керівника навчального закладу. Тому керівник навчального закладу повинен звернути увагу на зміни в нормативно-правовій базі щодо строків зберігання документів, формування справ та присвоєння їм індексів.




следующая страница >>