asyan.org
добавить свой файл
1
Рекомендації щодо оформлення

архівних справ та справ поточного діловодства
1. У відповідності до даної приблизної номенклатури справ навчального закладу, скласти індивідуальну номенклатуру справ, в яку внести: заголовки справ, строки зберігання та статті за переліком, примітки.

Номенклатура справ затверджується директором закладу.

2. Оформлення справ поточного діловодства.

Справи підшити, пронумерувати, оформити обкладинку та засвідчу вальний запис. На обкладинці вказати:

  • Підпорядкування закладу;

  • Повну назва навчального закладу;

  • Заголовок справи;

  • Крайні дати;

  • Кількість аркушів;

  • Строк зберігання справи за номенклатурою справ

(дивитися додатки 1, 2, 4).

Друковані накази по закладу систематизуються за датами та складаються за календарний рік (січень-грудень), на обкладинку винести крайні дати – число, місяць, рік. Дотримуватись правил друку.

^ Рукописні накази, які внесли в «книгу» наказів можуть бути накопичені за декілька років, винести крайні дати – першу дату запису та дату останнього запису (число, місяць, рік). Зверніть увагу на поля сторінок рукописних аркушів – поля 2,5 см (лицева сторінка – поля зліва, зворотній бік аркуша – поля справа)).

Обкладинку справи та засвідчувальний запис оформити кульковою ручкою – паста чорного кольору.

Нумерувати аркуші справ графітовим олівцем – верхній правий кут. Тільки заповнені аркуші.

Архівні справи

Оформити, як зазначено вище. ^ Назву закладу та підпорядкування вказати такі, які були на рік формування справи.

Справи, які в номенклатурі справ мають позначки, оформити за правилами зазначеними вище. Справи скласти окремо за назвами та скласти список кожної групи справ (дивитися додаток 3) і так далі відповідно діючої номенклатури справ.

Зробити в’язки кожної групи справ та оформити ярлики до в’язок, вказавши назву справ даної групи та крайні дати (роки).

^ Особові справи працівників, що зберігаються в навчальному закладі.

На обкладинці справи зазначити повністю прізвище, ім’я по батькові, рік народження працівника.

Справи скласти за алфавітом, після чого, надрукувати повний список (від «А» до «Я») за зразком.

№ з/п

Прізвище, ім’я, по батькові

Рік народження

1

Андрійчук Марія Володимирівна

1961

2

Бойчук Іван Іванович

1958




і т.д.





Строк зберігання особових справ – ^ 75 років за віком особи.

В акт про виділення до знищення справ, які не підлягають зберіганню станом на січень 2012 року внести справи (дивитися номенклатуру справ)
Далі вказані тільки індекси та рік, по який дана справа може бути знищена. Форма «акту» повинна бути заповнена повністю. Всі графи.
01-09 списати по 2006

01-10 списати по 2006

01-11 списати по 2006

01-12 списати по 2001

01-13 списати по 2006

01-14 списати по 2006

01-16 списати по 2008

01-18 списати по 2008

01-20 списати по 2008

01-27 списати по 2008

01-28 списати по 2001

01-29 списати по 2006 врахувати примітку

01-30 списати по 2010

01-31 списати по 2008

01-32 списати по 2001/2006

02-02 списати по 2001

02-03 списати по 2001
Класні журнали 40-х років минулого століття зберігаються в навчальному закладі до ліквідації установи. Без вилучення.
Зав. відомчим архівом __________ Н.Гоманюк

«__»_______ 2012 р.
Додаток 1

до 1992 р.
Відділ народної освіти

Садгірської районної Ради

з 1977 р. народних депутатів м. Чернівці

до 1977 р. депутатів трудящихся

Чернівецька загальноосвітня школа №37

^ Книга обліку

виданих атестатів

про середню освіту

за 1986-1990роки

на 140 аркушах


Строк зберігання

75 років

ст. 543-а
Додаток 2

з 1992 р.
Управління освіти

Чернівецької міської ради
Чернівецька загальноосвітня школа №37


^ Накази

з особового складу

за 2009-2010 р.р.

3 січня 2009 р. – 27 грудня 2010 р.

на 107 аркушах

Строк зберігання

75 років

ст. 16-б
Додаток 3

Список наказів

з особового складу працівників


№ з/п

Назва справи

Крайні дати

Кількість аркушів

1

2

3

4

1

Накази з особового складу працівників

4 січня 1985 р.

27 грудня 1985 р.

79

2

Так само

5 січня 1986 р.

28 грудня 1986 р.

47

3











^ Список

книг обліку

виданих свідоцтв

про неповну середню освіту


№ з/п

Назва справи

Крайні дати

Кількість аркушів

1

2

3

4

1

Книга обліку виданих свідоцтв про неповну середню освіту

1986 -

1990 р.

64

2

Так само

1991 -

1997 р.

109

3











Додаток 4
Засвідчувальний запис
У справі підшито і пронумеровано ____________________________

_______________________________________________ аркуша (ів)
у т.ч.: літерні аркуші _______________________________________

пропущені номери _________________________________________

+ аркушів внутрішнього опису _______________________________

_________________________________________________________

(посада,підпис, розшифрування підпису)

Дата: «___»________20__ р.


________________________________________________________
Засвідчувальний запис
У справі підшито і пронумеровано ____________________________

_______________________________________________ аркуша (ів)
у т.ч.: літерні аркуші _______________________________________

пропущені номери _________________________________________

+ аркушів внутрішнього опису _______________________________

_________________________________________________________

(посада,підпис, розшифрування підпису)

Дата: «___»________20__ р.