asyan.org
добавить свой файл
1 2 ... 28 29


міністерство оборони україни

наказ
Міністра оборони України


21.11.2012 м.Київ №777

Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві оборони України та Генеральному штабі Збройних Сил України
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”
НАКАЗУЮ:


  1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві оборони України та Генеральному штабі Збройних Сил України, що додається.




  1. Першому заступнику Міністра оборони України, заступнику Міністра оборони України, заступнику Міністра оборони України – керівнику апарату, начальнику Генерального штабу – Головнокомандувачу Збройних Сил України, керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України, підпорядкованих військових частин, закладів, установ та організацій, державних підприємств забезпечити виконання вимог Інструкції з діловодства в Міністерстві оборони України та Генеральному штабі Збройних Сил України.




  1. Начальнику Генерального штабу – Головнокомандувачу Збройних Сил України організувати розроблення відповідно до Інструкції з діловодства в Міністерстві оборони України та Генеральному штабі Збройних Сил України і затвердити у тримісячний термін за погодженням зі спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства Інструкцію з діловодства у Збройних Силах України.



  1. Наказ Міністра оборони України від 11 листопада 1998 року № 400 “Про затвердження Інструкції з діловодства у Збройних Силах України” (зі

змінами) визнати таким, що втратив чинність з моменту введення в дію Інструкції з діловодства у Збройних Силах України; до моменту введення – застосовувати в частині, що не суперечить Інструкції з діловодства в Міністерстві оборони України та Генеральному штабі Збройних Сил України.


  1. Накази Міністра оборони України від 07 вересня 2005 року № 540 “Про затвердження Інструкції про особливості підготовки службових документів у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України” (зі змінами) та від 14 травня 2008 року № 204 “Про затвердження Регламенту Міністерства оборони України” (зі змінами) визнати такими, що втратили чинність.




  1. Наказ розіслати згідно з розрахунком розсилки.



Міністр оборони України Д.А.САЛАМАТІН
ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства оборони України №
ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Міністерстві оборони України та Генеральному штабі Збройних Сил України
1. Загальні положення


  1. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами в апараті Міністерства оборони України (далі – Міністерство оборони) та в Генеральному штабі Збройних Сил України (далі – Генеральний штаб) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Дія цієї Інструкції поширюється на:

департаменти, головну інспекцію, управління, окремі відділи, сектори апарату Міністерства оборони, діяльність яких спрямовує, координує та контролює керівництво Міністерства оборони, а також постійні, тимчасові, консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи (далі – постійні і тимчасові робочі органи) Міністерства оборони;

структурні підрозділи Генерального штабу та органи військового управління, безпосередньо йому підпорядковані.

  1. У цій Інструкції терміни вживаються в такому значенні:

керівництво Міністерства оборони – Міністр оборони України, перший заступник Міністра оборони України, заступник Міністра оборони України, заступник Міністра оборони України – керівник апарату;

Міністерство оборони є центральним органом виконавчої влади і військового управління, до складу якого входять: департаменти, головна інспекція, самостійні управління, відділи і сектори;

керівництво Генерального штабу – начальник Генерального штабу – Головнокомандувач Збройних Сил України, перший заступник начальника Генерального штабу Збройних Сил України та заступники начальника Генерального штабу Збройних Сил України;

Генеральний штаб є головним органом військового управління, до складу якого входять: головні управління, самостійні управління, відділи, служби;

структурні підрозділи – департаменти, головна інспекція, головні управління, самостійні управління, відділи, сектори, служби;

уповноважений орган у сфері діловодства Міністерства оборони – структурний підрозділ, призначений для забезпечення та організації документування управлінської інформації в Міністерстві оборони;

уповноважений орган у сфері діловодства Генерального штабу – структурний підрозділ, призначений для забезпечення та організації документування управлінської інформації в Генеральному штабі;

служба діловодства – підрозділ структурного підрозділу, утворений з метою організації діловодства (працівник, відповідальний за діловодство у структурному підрозділі);

служба контролю – підрозділ структурного підрозділу, утворений з метою організації контролю за виконанням документів (працівник, відповідальний за контроль у структурному підрозділі);

СЕДО – система електронного документообігу.

  1. Порядок організації електронного документообігу з застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в Міністерстві оборони та Генеральному штабі визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Порядок підготовки, подання на підпис, реєстрації, видання та розсилки (доведення) та зберігання розпорядчих документів визначається окремими нормативно-правовими актами та актами Міністерства оборони і Генерального штабу.

Розроблення документів і організація підготовки до проведення засідань колегії Міністерства оборони України здійснюються відповідно до положення про колегію Міністерства оборони України.

Заяви, пропозиції і скарги, що надходять на адресу Міністерства оборони за зверненнями громадян, опрацьовуються відповідно до інструкції з організації розгляду звернень громадян у Збройних Силах України. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо.

Документи, що містять претензійно-позовні питання, опрацьовуються відповідно до інструкції з ведення претензійно-позовної роботи та виконання рішень судів у Міністерстві оборони.

Запити на доступ до публічної інформації опрацьовуються відповідно до розпорядчих документів про забезпечення доступу до публічної інформації.

Особливості здійснення діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, за виключенням документів, що містять державну таємницю, наводяться в розділі 9 цієї Інструкції.

Особливості порядку організації та ведення секретного діловодства визначаються окремими державними та відомчими нормативними актами (законодавством про державну таємницю).

Особливості здійснення мобілізаційного та спеціального діловодства визначаються окремими нормативно-правовими актами.

  1. Структурні підрозділи організовують діловодство на підставі цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі – регламенти та національні стандарти).

Автоматизовані технології опрацювання задокументованої інформації у структурному підрозділі повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

1.5. Основним методом керівництва та управління структурними підрозділами (військами (силами)) є особисте спілкування між собою керівників структурних підрозділів Міністерства оборони та Генерального штабу (посадових осіб військових частин (установ)).

Службове листування слід застосовувати лише за необхідності, коли немає умов для особистого спілкування, неможливо використовувати технічні засоби зв’язку або коли чинним законодавством передбачено складання письмового документа.

1.6. Службове листування структурними підрозділами Міністерства оборони та Генерального штабу ведеться за підпорядкуванням, за винятком листування між структурними підрозділами, не підпорядкованими один одному, або листування з цивільними установами та організаціями з різних питань службової діяльності.

Листування всередині структурних підрозділів Міністерства оборони та Генерального штабу забороняється.

1.7. Службове листування з вищими органами державної влади, з міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади, народними депутатами України ведеться тільки через відповідні структурні підрозділи Міністерства оборони та Генерального штабу.

1.8. Службове листування з установами та громадянами (підлеглими) іноземних держав (крім держав-членів Співдружності Незалежних Держав), а також з представництвами України за кордоном ведеться через відповідні структурні підрозділи Міністерства оборони та Генерального штабу з міжнародного військового співробітництва.

    1. Відповідальність за організацію діловодства в апараті Міністерства оборони несе заступник Міністра оборони України – керівник апарату, у Генеральному штабі – перший заступник начальника Генерального штабу Збройних Сил України або заступник начальника Генерального штабу Збройних Сил України (згідно з розподілом повноважень), у структурних підрозділах – їх керівники.

1.10. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються в Міністерстві оборони та Генеральному штабі на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України (далі – акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденції Верховної Ради України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України), за погодження проектів нормативно-правових актів відповідають керівники відповідних структурних підрозділів.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства і контролю за його веденням, зберігання документів, забезпечення правильної організації діловодства відповідає керівник структурного підрозділу.

1.11. Керівники зобов’язані:

здійснювати контроль за обов’язковим додержанням вимог цієї Інструкції щодо складання і оформлення документів та організації діловодства;

вивчати характер службового листування та вживати відповідних заходів щодо його скорочення, забороняти ведення листування з таких питань, які можуть бути вирішені шляхом особистого спілкування або переговорів по технічних засобах зв’язку;

вимагати від підлеглих своєчасного виконання одержаних вказівок та розпоряджень;

без потреби не вимагати від підлеглих подання відомостей та документів, не передбачених табелями термінових донесень;

забезпечити порядок щодо обліку, зберігання і використання бланків суворої звітності, печаток та штампів структурного підрозділу;

організувати і систематично проводити з особовим складом структурного підрозділу заняття з вивчення вимог цієї Інструкції, здійснювати контроль за їх виконанням;

вживати заходів щодо раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, оснащення структурного підрозділу сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі персональних комп’ютерів (ПК);

забезпечити правильне користування дійсним та умовним найменуваннями структурного підрозділу під час підготовки та відправки службових документів, звертаючи особливу увагу на правильність ведення листування з громадськими установами та організаціями;

своєчасно звільняти структурні підрозділи від архівних документів (матеріалів), термін зберігання яких скінчився і які не потрібні в повсякденній діяльності.

1.12. Організація діловодства в апараті Міністерства оборони покладається на уповноважений орган у сфері діловодства Міністерства оборони, у Генеральному штабі – на уповноважений орган у сфері діловодства Генерального штабу, у структурних підрозділах – на службу діловодства.

Керівник уповноваженого органу у сфері діловодства Міністерства оборони за дорученням керівництва Міністерства оборони розподіляє (надсилає) документи для розгляду, опрацювання і виконання заступникам Міністра оборони України, начальнику Генерального штабу – Головнокомандувачу Збройних Сил України або керівникам структурних підрозділів за напрямами діяльності відповідно до розподілу обов’язків між заступниками Міністра оборони України та основних завдань і функцій структурних підрозділів.

Керівник уповноваженого органу у сфері діловодства Генерального штабу за дорученням керівництва Генерального штабу розподіляє документи для розгляду, опрацювання і виконання заступникам начальника Генерального штабу Збройних Сил України, командувачам видів Збройних Сил України, керівникам структурних підрозділів Генерального штабу.
1.13. Служба діловодства
1.13.1. Основними завданнями служби діловодства є встановлення у структурному підрозділі єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами з застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в підрозділах структурного підрозділу.

1.13.2. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє в разі потреби окрему інструкцію з діловодства та номенклатуру справ структурного підрозділу;

здійснює реєстрацію та веде облік документів, машинних носіїв інформації, печаток і штампів;

організовує документообіг, формування справ, їх оперативне зберігання та підготовку до передачі на зберігання до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України;

забезпечує впровадження та контролює дотримання підрозділами структурного підрозділу вимог окремих інструкцій з діловодства, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування;

регулярно проводить перевірку стану діловодства у структурних підрозділах;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства у структурному підрозділі;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у структурному підрозділі;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду структурного підрозділу та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників структурного підрозділу з питань діловодства.

1.13.3. Службу діловодства очолює керівник, який відповідає за бойову готовність діловодства, забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами, професійну підготовку, виховання, трудову дисципліну, моральний і психологічний стан працівників, внутрішній порядок, всебічне забезпечення діловодства, збереження і стан технічних та матеріальних засобів.

Керівник служби діловодства підпорядковується безпосередньо керівнику структурного підрозділу або за його рішенням одному з заступників.

Керівник служби діловодства в межах своєї компетенції взаємодіє з відповідними начальниками інших структурних підрозділів із питань роботи з документами.

Керівник служби діловодства структурного підрозділу зобов’язаний:

підтримувати діловодство структурного підрозділу в постійній бойовій готовності;

організовувати отримання, облік, попереднє опрацювання документів та доведення їх до керівництва структурного підрозділу;

контролювати виконання встановлених правил роботи з документами у структурному підрозділі;

доповідати керівництву структурного підрозділу про стан роботи з документами;

вживати заходів до зменшення обсягу службового листування у структурному підрозділі;

взаємодіяти з керівниками структурних підрозділів із питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних документів;

взаємодіяти з юридичною службою з правових питань, пов’язаних із підготовкою документів;

організовувати контроль за своєчасним розглядом та виконанням документів у структурному підрозділі;

підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;

проводити з працівниками структурного підрозділу заняття з питань виконання документів, організації роботи діловодства;

організовувати підготовку та здачу документів до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України;

своєчасно вживати заходів щодо забезпечення режиму секретності, здійснювати постійний контроль за охороною державної таємниці в службі діловодства;

своєчасно оформляти та подавати заявки на необхідне матеріально-технічне забезпечення діловодства;

підтримувати у справному стані технічні засоби, своєчасно вживати заходів щодо їх обслуговування та ремонту;

за дорученням керівництва структурного підрозділу виконувати інші функції за напрямом діяльності.

Начальник служби діловодства структурного підрозділу має право:

за дорученням керівництва структурного підрозділу залучати посадових осіб підрозділів структурного підрозділу до підготовки проектів документів;

отримувати від посадових осіб підрозділів структурного підрозділу відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення вимог, встановлених цією Інструкцією.

1.13.4. Служба діловодства структурного підрозділу розташовується в ізольованих приміщеннях, обладнаних тамбуром з вікном для видачі документів чи бар’єром. Двері приміщень повинні мати надійні замки.

Діловодство в підрозділах структурного підрозділу здійснюється в загальних робочих кімнатах. Документи зберігаються у шафах або ящиках, які замикаються і опечатуються. Відповідальність за правильний облік, зберігання документів та поводження з ними покладається на керівників підрозділів структурного підрозділу.

1.13.5. Усі працівники структурних підрозділів, які працюють зі службовими документами, зобов’язані ретельно виконувати вимоги, встановлені цією Інструкцією, не допускати порушень, що можуть призвести до розголошення відомостей службового характеру або втрати службових документів, а також попереджувати дії (бездіяльність) інших осіб, які можуть призвести до таких наслідків. Вони повинні обов’язково бути ознайомлені під підпис з цією Інструкцією.

Працівникам структурних підрозділів, які працюють зі службовими документами, забороняється:

повідомляти усно або письмово службові відомості щодо робіт, які виконуються ними, проводяться структурним підрозділом, дійсні найменування та пункти дислокації військових частин особам, які не мають відношення до цих відомостей;

викладати особисті прохання на бланках із найменуванням структурного підрозділу;

самовільно провозити та пересилати за кордон службові документи (видання), не оформлені встановленим порядком для вивозу за кордон;

вести розмови стосовно змісту службових документів у присутності сторонніх осіб.

За порушення порядку обліку, зберігання і виконання документів та інших носіїв інформації, які містять службову інформацію, працівники структурних підрозділів можуть бути притягнуті до відповідальності згідно з законодавством.

2. Документування управлінської інформації

2.1. Загальні вимоги до створення документів

2.1.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується, з дотриманням установлених правил, інформація про управлінські дії.

Міністр оборони України в межах повноважень, на основі та на виконання Конституції України та законів України, актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України видає накази та доручення, обов’язкові для виконання всіма посадовими особами Міністерства оборони та Збройних Сил України.

Перший заступник Міністра оборони України в межах повноважень видає накази по особовому складу військовослужбовців і надає доручення заступникам Міністра оборони України, керівникам структурних підрозділів Міністерства оборони з конкретними особистими вказівками і завданнями щодо шляхів вирішення порушених питань, встановленням термінів виконання, змісту та структури документів, що створюються.

Заступник Міністра оборони України – керівник апарату видає накази по особовому складу державних службовців та з питань, що належать до його повноважень, підписує накази організаційно-розпорядчого характеру, заступники Міністра оборони України згідно з розподілом повноважень і обов’язків надають доручення керівникам структурних підрозділів Міністерства оборони з конкретними особистими вказівками і завданнями щодо змісту та структури документів, що створюються, шляхів вирішення порушених питань і встановленням термінів виконання.

Заступники Міністра оборони України виконують завдання і вирішують питання через структурні підрозділи, підпорядковані їм згідно з розподілом повноважень і обов’язків. Вони мають право звертатися в робочому порядку до керівників структурних підрозділів, незалежно від підпорядкування, для одержання інформації та документів, необхідних для їх роботи.

Начальник Генерального штабу – Головнокомандувач Збройних Сил України в межах повноважень видає накази, директиви, здійснює розгляд документів за відповідними напрямами діяльності з наданням доручень заступникам начальника Генерального штабу Збройних Сил України, керівникам структурних підрозділів Генерального штабу з конкретними особистими вказівками і завданнями щодо змісту та структури документа, шляхів вирішення порушених питань і встановленням термінів виконання. Начальник Генерального штабу – Головнокомандувач Збройних Сил України та його заступники мають право звертатися в робочому порядку до керівників структурних підрозділів, незалежно від підпорядкування, для одержання інформації та документів, необхідних для їх роботи. Керівники структурних підрозділів інформують свого безпосереднього начальника про отримане завдання.

2.1.2. Міністр оборони України, начальник Генерального штабу – Головнокомандувач Збройних Сил України створюють, підписують, погоджують, затверджують документи згідно з Положенням про Міністерство оборони України та Положенням про Генеральний штаб Збройних Сил України, затвердженими Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 406/2011 (далі – Положення про Міністерство оборони та Положення про Генеральний штаб відповідно), керівники структурних підрозділів – згідно з положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

2.1.3. Службове листування структурними підрозділами ведеться за підпорядкуванням, за винятком листування між структурними підрозділами, які не підпорядковані один одному, або листування з громадськими установами та організаціями з різних питань службової діяльності.

2.1.4. У структурному підрозділі визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування їх діяльності.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних структурних підрозділів, можуть створюватися спільні документи.

В апараті Міністерства оборони та в Генеральному штабі використовуються такі види службових документів (далі – документи): наказ, директива, розпорядження, доручення, резолюція, рішення, протокол, положення, порадник, інструкція, правила, план, звіт, доповідь, донесення, довіреність (доручення), акт, звуко- та відеозаписи, програма, алгоритм, заявка, телеграма, телефонограма, факсограма, службовий лист, довідка, методичні рекомендації, доповідна та пояснювальна записки, припис, посвідчення про відрядження, відпускний квиток, графік відпусток та інші розроблені в установленому порядку документи.

Наказ – основний розпорядчий документ (нормативно-правовий акт), який видається на правах єдиноначальності керівництвом Міністерства оборони та Генерального штабу, керівником структурного підрозділу і містить норми, обов’язкові для виконання підлеглими.

Директива – це вид розпорядчого документа, який видається органом військового управління з метою забезпечення виконання прийнятого його керівником рішення щодо підготовки та ведення бойових дій, питань бойової і мобілізаційної готовності, всебічного забезпечення військ (сил), організації бойової, оперативної, мобілізаційної підготовки, навчання, виховання, штатної організації та з інших питань життєдіяльності Міністерства оборони та Збройних Сил України. Видання директив застосовується, головним чином, у системі керівництва Збройними Силами України. Як правило, вони видаються з проблемних питань, які потребують більш детального вивчення та опрацювання у Збройних Силах України з подальшим виданням відповідних наказів.

Розпорядження – це розпорядчий документ Генерального штабу індивідуального характеру, який видається з метою оперативного вирішення окремих завдань та містить визначені вказівки для розв’язання конкретних питань. Розпорядження готується і видається в порядку, установленому начальником Генерального штабу – Головнокомандувачем Збройних Сил України.

Доручення – форма реалізації управлінських повноважень керівника, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання посадової особи.

Рішення – акт розпорядчого характеру, що ухвалюється в колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань. Текст рішення складається з двох частин: констатуючої та регулятивної. В останній визначаються конкретні завдання, виконавці та строки виконання.

Протокол – документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальних органів на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях тощо.

Положення – правовий акт, який визначає структуру, функції, компетенцію структурного підрозділу.

Заява – це документ, який подається для реєстрації та містить офіційне повідомлення з проханням чи пропозицією. Заява (як звернення громадян) — це звернення з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності.

Довідка – це:

службовий документ, який видає структурний підрозділ на прохання заінтересованої особи і який містить ті чи інші відомості про неї (наприклад довідка про місце проживання, довідка про місце роботи тощо). Довідку видає лише той орган, у якого є офіційні матеріали, що містять необхідні для довідки відомості. Довідка оформлюється, як правило, на спеціальному бланку і набуває значення офіційного документа з моменту підписання її повноважною службовою особою і скріплення підпису печаткою;

службовий документ, у якому подано певні цифрові або інші відомості. Застосовують найчастіше у взаємовідносинах між структурними підрозділами та посадовими особами.

Порадник, інструкція, правила регулюють організаційні, науково-технічні, господарські, фінансові та інші спеціальні функції діяльності структурних підрозділів та посадових осіб.

Положення, порадники, інструкції та правила вводяться в дію (затверджуються) наказами відповідних посадових осіб.

План – перелік запланованих до виконання робіт або заходів, їх послідовність із визначенням строків виконання і виконавців.

Звіт, доповідь, донесення – відомості про виконання планів, завдань, доручень, проведення заходів та інші відомості, які подаються старшому начальнику.

Акт підтверджує встановлені факти і події, складається кількома особами і, як правило, підлягає затвердженню посадовою особою в межах повноважень.

Телеграма – службовий документ для передачі доручень, розпоряджень, резолюцій та документів тільки термінового характеру.

Телефонограма – термінове повідомлення, що передається адресату засобами телефонного зв’язку (текст диктується і записується).

Факсограма – паперова копія документа, що передається засобами факсимільного зв’язку (телефаксом).

Службовий лист – один із засобів обміну інформацією між установами, органами військового управління, структурними підрозділами.

Доповідна записка – документ інформативного характеру про певні факти, події, ситуації, що склалися, а також про стан виконання окремих завдань.

Доповідна записка складається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки керівника установи.

Пояснювальна записка – це:

підготовлений відповідно до вимог чинного законодавства документ, що супроводжує проект нормативно-правового акта;

письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків державного службовця (військовослужбовця, працівника) на вимогу його керівника, а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

2.1.5. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, директива, розпорядження, рішення, протокол тощо), зумовлюється видом структурного підрозділу, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

2.1.6. Документ повинен відповідати вимогам та положенням актів органів державної влади та спрямовуватися на виконання структурним підрозділом покладених на нього завдань і функцій.

2.1.7. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розташовуються в установленому порядку, а саме: найменування структурного підрозділу – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися, крім обов’язкових, інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

2.1.8. Діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

Службове листування з установами та громадянами іноземних держав, а також із представниками України за кордоном ведеться виключно через уповноважені органи та структурні підрозділи міжнародного співробітництва, визначені окремими наказами Міністерства оборони.

2.1.9. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, викладених у додатку 1 до цієї Інструкції.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.


    1. Бланки документів




      1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату АЗ (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля :

30 міліметрів ліве;

10 міліметрів праве;

20 міліметрів – верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) способом.

      1. У Міністерстві оборони та Генеральному штабі використовуються такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додатки 2 – 7);

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 8);

бланк для листування з іноземними кореспондентами (додаток 9).

У структурних підрозділах використовують такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додатки 6, 7);

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 8).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

      1. Загальний бланк для створення різних видів документів, виготовлений із застосуванням поздовжнього розміщення реквізитів (додатки 2, 3), використовується тільки для зовнішнього листування. Структурні підрозділи використовують бланки на основі кутового розміщення реквізитів.

2.2.4. Бланки для листування з іноземними кореспондентами в межах України не використовуються.

2.2.5. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбою синього кольору.

Залежно від характеру діяльності структурним підрозділам дозволяється виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки, крім бланків “Міністерство оборони України”, “Генеральний штаб Збройних Сил України”.

2.2.6. Бланки, виготовлені у друкарні та за допомогою комп’ютерної техніки, обов’язково обліковуються. Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на лівому полі лицьового боку бланка. Облік бланків ведеться у службі діловодства структурного підрозділу.

2.2.7. Виготовлення бланків здійснюється на підставі заявок у друкарнях Міністерства оборони або Збройних Сил України за формою, визначеною в додатку 10 до цієї Інструкції. Виготовлені бланки отримуються в друкарні представниками служби діловодства структурного підрозділу під підпис разом з Рахунком-накладною на видачу готової продукції (додаток 10) та обліковуються в Журналі обліку і видачі бланків (додаток 11).

Видача бланків працівниками служби діловодства структурного підрозділу посадовим особам структурного підрозділу (керівникам і спеціалістам, до обов’язків яких уходить робота з ними) здійснюється під підпис у Журналі обліку і видачі бланків із зазначенням кількості, номерів бланків, номера і року замовлення в кількості, що забезпечує їх роботу. Зазначені журнали зберігаються протягом одного року після проведення річної перевірки наявності документів.
Бланки, отримані виконавцями, використовуються для підготовки документів.

Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання, видачу та використання бланків, визначаються керівником структурного підрозділу, про що видається розпорядчий документ.

2.2.8. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох структурних підрозділів, оформлюються не на бланках.




следующая страница >>