asyan.org
добавить свой файл
1
Додаток №2

до розпорядження

міського голови

від 15.03.2011р. № 131
Вимоги до складання номенклатури справ

1. Складання номенклатур справ


Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному по­рядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи інформацій­ним довідником, який складається для створення єдиної системи форму­вання справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змі­стом і видом та їх відбору для включення до складу Національного архів­ного фонду.

Відповідальність за складання номенклатури справ покладається на відповідального за стан діловодства та архівної справи структурного підрозділу.

Існують три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом.

Типова номенклатура справ для галузі в цілому розробляється міні­стерством, іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірною комісією (далі - ЦЕПК) Держкомархіву, затвер­джується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального ор­гану виконавчої влади та керівництвом Держкомархіву і підлягає державній ре­єстрації в Міністерстві юстиції України.

Типова номенклатура справ для установ окремого регіону (Автоном­ної Республіки Крим, області, міст Києва, Севастополя) розробляється відповідним місцевим орга­ном виконавчої влади, погоджується з експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, затверджується керівництвом установи-автора та державного архіву і підлягає державній реєстрації в місцевому органі Міністерства юсти­ції України.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Примірні номенклатури справ розробляються міністерствами, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, погоджуються з ЦЕПК Держкомархіву або ЕПК відповідного державного архіву і затверджу­ються керівництвом установи-автора.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для установ, що належать до сфери їх управління, і використо­вуються цими установами як посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.

Зведена індивідуальна номенклатура справ установи складається, як правило, з но­менклатур справ окремих структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють в установі.

Номенклатура справ структурного підрозділу роз­роб­ляється поса­довою особою, відповідальною за діловодство у структур­ному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структур­ного підрозділу. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

Після виконання документів вони групуються в справи, яким на­даються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтво­рюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Заголовок справи складається з:

l назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (на­кази, протоколи);

l найменування установи та її структурного підрозділу, що є автором докумен­тів;

l найменування установи або її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи;

l короткого змісту документів справи;

l найменування регіону або країни, з якими пов’язаний зміст документів справи;

l дати періоду, до якого належать документи справи;

l вказівки на наявність копій документів у справі.

Приклади: 1. “Листування з Міністерством фінансів України про вне­сення змін до кошторису витрат державних архівних установ на І-ІV квартали 2000 року”.

2. “Журнал реєстрації вхідних документів ______________сільської ради ___________________ району ______________________області за 1999 рік”.

3. “Довідки фінансового управління Міністерства охорони здоров’я України про заробітну плату працівників міністерства, видані в 1998 р. (копії)”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов’язаних послідовністю ведення діловодства, уживається термін “документи”, а після нього в дужках наводяться основні види документів справи.

Приклад: “Документи (доповідні записки, звіти, довідки, листування) про врахування пропозицій за результатами перевірок та критичних виступів у засобах масової інформації”.

 Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного або розпо­рядчого акта.

Приклад. “Документи до Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”.

У заголовках справ з листуванням зазначаються кореспондент та ко­роткий зміст документів.

Приклад. “Листування з Фондом державного майна України про приватизацію об’єктів державної власності”.

У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспон­дентами, вони не перераховуються, а зазначається їх загальна видова назва.

Приклад. “Листування з державними архівами України про плану­вання роботи на 2000 рік”.

У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами вони не зазначаються.

Приклад. “Листування про організацію науково-практичної конференції з забезпечення збереженості документів та друкованих видань”.

Якщо зміст справи стосується декількох однорідних адміністративно-територіальних одиниць, то в заголовку справи їх індивідуальні найменування не вка­зуються.

Приклад. “Листування з державними архівами областей про проти­пожежну безпеку”.

Якщо зміст справи стосується однієї адміністративно-територіальної одиниці (населеного пункта), її (його) найменування наводиться в заголовку справи.

Приклад. “Листування з Державним архівом Волинської області (м. Луцьк) про роботу з кадрами”.

Найменування населених пунктів наводяться у такому порядку: село (селище), місто, район, область (Автономна Республіка Крим).

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазнача­ється період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи.

Приклади. 1. “План організаційно-технічних заходів підприємства на 2000 рік”.

2. “Звіт про використання бюджетних коштів за листопад 2000 року”.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, то формулюється її за­гальний заголовок, а потім, якщо потрібно, додаються заголовки кож­ного тома (частини), що уточнюють зміст загального заголовка.

Приклад. “Звіти державних архівів України про виконання планів розвитку архівної справи на 1999 рік.

Том 1. Центральні державні архіви

Том 2. Галузеві державні архіви”.

 Розміщення заголовків справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, рішення, розпорядження тощо), планово-звітна документація і лис­тування. У розділі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне по­значення арабськими цифрами - індекс. Індекс справи в номенклатурі структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів та поряд­кового номера справи в межах підрозділу. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

У графі «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком» слід відображати строки зберігання відповідної справи відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41 "Про затвердження Переліку типових документів" (офіційний сайт державного комітету архівів України http://www.archives.gov.ua, розділ «Нормативна база», підрозділ «Переліки документів» (файл в форматі RTF+ZIP (275 KB).

У кінці року особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично заведених за рік.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається в трьох примірниках, на кожному з яких обов’язково проставляються гриф погодження з експертною комісією (далі - ЕК) і керівником архіву установи (поса­довою особою, відповідальною за архів).

Перший (недоторканий) примірник номенклатури справ зберігається в структурному підрозділі. Другий примірник передається в службу документаційного забезпечення управління уста­нови. Третій примірник використовується для формування справ і пошуку необхідних документів.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться службою документаційного забезпечення управління установи в єдину (зведену) номенклатуру справ уста­нови. При цьому номенклатури справ первинних громадських організацій вміщуються наприкінці зведеної номенклатури справ.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, крім зве­дення номенклатур справ структурних підрозділів, з метою більш повного охоплення документообігу вивчається й аналізується ді­яльність установи в цілому. При цьому використовуються положення (ста­тути) про установу та її структурні підрозділи; штатні розписи; типові або примірні номенклатури справ; індивідуальні номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та кон­трольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із за­значенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання установи на наступний рік.

Під час складання зведеної номенклатури справ використовуються структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний принцип використовується в разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є наймену­вання структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба документаційного забезпечення управління.

Приклад. “Канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ маркетингу та збуту продукції тощо”.

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямами діяльності, використовується в разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між працівниками установи. Цей принцип по­будови зведеної номенклатури справ використовується в установах, що не мають структури, у тому числі в суб’єктах господарської діяльності недержав­ної власності.

Розділи і підрозділи зведеної номенклатури справ зазначеної вище установи, побудованої за таким принципом, відображають її функції та га­лузі діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості.

Приклад. “Організація роботи, планування, фінансування, прогнозу­вання тощо”.

До зведеної номенклатури справ установи включаються назви справ, що фактично заведені в діловодстві та відображають усі документо­вані ділянки роботи установи, у тому числі справи тимчасово діючих органів установи, наприклад справи ліквідаційної комісії.

До зведеної номенклатури включаються також не закінчені в діловод­стві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року, або які ведуться впродовж декількох років (наприклад, протоколи засідань керівних органів первинних громадсь­ких організацій) вносяться до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж всього терміну їх вирішення або ведення.

До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, екс­прес-інформація.

Зведена номенклатура справ погоджується з ЕК установи і ЕПК (ЕК) відповідного державного архіву, після чого затверджується ке­рівником установи (додаток 3).

Державні установи, у діяльності яких не створюються документи Наці­онального архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

Установи з недержавною власністю після першого повідомлення від­повідного державного архіву про свою зведену номенклатуру справ надалі погоджують її з власною ЕК і затверджують підписом керівника установи.

У графі “Примітка” зведеної номенклатури справ упродовж року, на який вона складена, робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про пере­дання справ в архів установи або іншим установам для продовження ведення справ.

У зведеній номенклатурі справ установи може бути передбачене запро­вадження однієї справи з грифом “Для службового користування”, якщо в діяльності установи створюється незначна кількість документів із зазначе­ним грифом. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відпо­відній графі номенклатури справ проставляється позначка “ЕПК”.

 У кінці року зведена номенклатура справ установи обов’язково закри­вається підсумковим записом, що підписує керівник служби документа­ційного забезпечення управління установи. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів).

Зведена номенклатура справ державної установи складається в чотирьох примірниках, ко­жен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом або органом вищого рівня, якщо в установі не створюються документи Національного архівного фонду.

Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ збе­рігається в службі документаційного забезпечення управління установи.

Другий передається до архіву установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.

Третій надсилається до відповідного державного архіву або органу вищого рівня, з яким погоджу­валася зведена номенклатура справ.

Четвертий розподіляється за розділами між структурними підрозді­лами установи.

Установи недержавних форм власності можуть складати зведену номен­клатуру справ у трьох примірниках, а якщо в них немає структурного поділу - у двох примірниках.

Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатури справ структурних підрозділів, щорічно не пізніше грудня переглядаються і уто­чнюються. Після внесення змін вони передруковуються та за­тверджуються керівником установи (структурного підрозділу) та вводяться в дію з 1 січня нового року.

Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.

3.2. Формування документів у справи


Закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ

Установлюється такий порядок групування документів у справи:

l у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсу­тності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

l не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);

l документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;

l документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

  Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

l до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої - тимчасового зберігання;

l до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщуються ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;

l документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів, групуються в справи на загальних підставах.

Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, та заводиться нова справа з обов’язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.

Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

Документи засідань колегіальних органів установи групуються в дві справи:

l протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

l документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).

Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

 Доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються в справи або за напрямами діяльності установи, або за авторами ініціативних документів. Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. У середині кожної справи згадані документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

 В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

Особові справи державних службовців ведуться в порядку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 639.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Особові рахунки працівників установи, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.

 Методичне керівництво і контроль за формуванням справ установи здійснює її служба документаційного забезпечення управління.

3.3. Тимчасове зберігання документів у структурних

підрозділах установи


Документи з часу створення (надходження) і до передання їх в архів установи зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою. У невеликих установах справи зберігаються централізовано в службі документаційного забезпечення управління.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах їх збереженість забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство в зазначених підрозділах. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися в шафах і столах, що зачиняються.

Видавання справ у тимчасове користування іншим структурним підрозділам установи або іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи (додаток 4), у якій зазначаються назва справи, її індекс за номенклатурою, дата видавання, кому справа видана, дата її повернення, підписи осіб, що видали та прийняли справу.

Заступник міського голови-

керуючий справами О.І.Степанюк