asyan.org
добавить свой файл
1
Звіти у Access

Для створення звітів МS Accеss дозволяє використовувати такі засоби:

  • Майстер звітів, який дозволяє досить швидко створювати звіт на основі відбору полів з вхідних інформаційних таблиць.

  • Конструктор звітів, у якому користувач самостійно розробляє потрібний із заданими властивостями.

  • Автозвіт: стрічковий, який дозволяє автоматично створювати найпростіший табличний звіт на основі однієї таблиці.

  • Автозвіт: у стовпець, який дозволяє автоматично створювати звіт з полями, назви яких розташовуються в один або декілька стовпців.

  • Майстер діаграм

  • Поштові наклейки


1. Для створення звіту будь-яким із зазначених способів необхідно виконати такі дії:

  1. Відкрити базу даних.

  2. У вікні бази даних вибрати вкладку “Отчеты» і натиснути на кнопку “Создать”.

  3. У діалоговому вікні “Новый отчет», що з’явилось на екрані, вибрати один з можливих засобів формування звіту.


2.Створення найпростішого звіту за допомогою засобу “Автоотчет”

Найпростішим способом створення табличного звіту є використання засобу “Автоотчет”. З цією метою у діалоговому вікні “Новый отчет» потрібно вибрати “Автоотчет: ленточный» і як джерело для побудови звіту у цьому ж вікні вибрати таблицю або запит, на основі якого й буде побудовано звіт. На екрані з’явиться готовий до використання звіт. У цей звіт автоматично будуть включені усі поля вибраної таблиці або запиту. Назви полів розташовуються зверху звіту в рядок. На кожній сторінці звіту розміщуються декілька записів, що робить зручним перегляд даних та їх порівняння.
3.Створення звіту з використанням Майстра звітів

Створення звіту за допомогою Майстра зводиться до вибору таблиць, які мають скласти інформаційну основу звіту, визначення списку полів звіту та послідовність їх розміщення.

Для запису Майстра звітів у вікні діалогу “Новый отчет» потрібно зі списку можливих варіантів побудови звіту виділити “Мастер отчетов» і натиснути на кнопку “ОК”. Виберіть зі списку, що з’явився, таблицю або запит, на базі якої (якого) створюється звіт. З списку полів необхідно перенести у список “Выбранные поля» ті поля, які ви бажаєте розмістити у створюваному звіті. Якщо звіт створюється на основі декількох таблиць, то аналогічно вибираються і переносяться у створюваний звіт потрібні поля з інших таблиць. Якщо після цього натиснути на кнопку “Готово”, то на екрані з’явиться попередній варіант звіту.

Якщо натиснути на кнопку “Далее”, то з’явиться наступне вікно Майстра звітів. На другому кроці створення звіту з допомогою Майстра необхідно визначити, чи потрібно групувати дані по якому-небудь полю. Поля, за якими ви хочете виконати групування, вибираються зі списку полів, що висвічуються у лівій частині вікна.

При цьому вони автоматично з’являються у верхній частині правого списку в окремій рамці й виділяються синім кольором. МS Accеss пропонує вам варіант групування даних. Якщо він вас не задовольняє, то ви маєте можливість за допомогою кнопок вікна діалогу задати свій варіант, пам’ятаючи, що МS Accеss допускає до 10 рівнів групування.

У наступному вікні Майстра звітів ви маєте можливість виконати сортування записів і підрахунок підсумків у полях звіту. З метою сортування записів звіту у цьому вікні необхідно вибрати поля, за якими має відбутись сортування та порядок сортування. Дозволяється вибирати до 4 полів сортування.

Щоб виконати підрахунки підсумків у полях звіту, потрібно натиснути кнопку “Итоги” та у діалоговому вікні “Итоги”, що з’явиться після цього, за допомогою прапорців здати для потрібних полів тип операції для підсумкових підрахунків (Sum, Avg (середнє), Min, Max). Після цього натиснути на кнопку “ОК”, щоб повернутися у вікно сортування.

Наступні два кроки формування звіту за допомогою Майстра дозволяють визначити вид макета і стиль оформлення звіту. На останньому кроці створення звіту ви маєте можливість задати ім’я звіту й вибирати один з двох варіантів продовження роботи:

а) Перегляд і друкування звіту.

б) Модифікація звіту за допомогою Конструктора звітів.

Побудований за допомогою Майстра звіт може повністю задовольнити ваші вимоги. Проте у деяких вид паках виникає потреба внести зміни у структуру і форму звіту, дещо поліпшити його зовнішній вигляд. У цьому випадку ви можете використати створений звіт як чорновий варіант і скористатись Конструктором звітів для його модифікації та поліпшення.
4.Використання Конструктора звітів для створення та модифікації звітів.

Основними об’єктами звіту є пояснювальний текст і поля. У звітів також можуть бути присутні лінії, прямокутники, рисунки і таке інше.

У процесі створення модифікації звітів конструктор звітів дозволяє додавати, вилучати, переміщати області звіту разом із розміщеними у них об’єктами. Також можна встановлювати колір і керувати параметрами відображення будь-яких елементів і областей звіту.

Для відкриття вікна Конструктор звітів з метою модифікації раніше створеного звіту потрібно виконати такі дії:

  1. У вікні вибрати потрібний звіт.

  2. Натиснути на кнопку “Конструктор”.

На екрані відкриється вікно Конструктора звітів, яке дуже нагадує вікно Конструктора форм і містить майже ті самі об’єкти (написи, поля) та сітку, що й вікно Конструктора форм.

У вікні Конструктора звітів, як і у формах, мають місце і заповнюються за допомогою засобів Конструктора такі області: заголовок звіту, верхній і нижній колонтитули, область даних і область примітки звіту. У разі проведення групування даних у вікні Конструктора додатково з’являються області заголовка групи та примітки групи.

    • Заголовок звіту розміщується на початку звіту і роздруковується на першій сторінці звіту. Використовується при створенні титульної сторінки звіту.

    • Верхній колонтитул розміщується на початку кожної сторінки і під заголовком звіту. У цій області розміщуються назви стовпців звіту.

    • Заголовок групи розміщується перед першим записом кожної групи.

    • Область даних використовується для відображення даних окремих записів з дже6рела записів для звіту, тобто з таблиці або запиту.

    • Примітка групи розміщується після останнього запису області даних відповідної групи. Тут, як правило, розміщують підсумковий рядок групи.

    • Нижній колонтитул розміщується і друкується у нижній частині кожної сторінки. Найчастіше використовується, що вставити номер сторінки.

    • Примітка звіту розміщується і друкується у кінці звіту. У цій області розміщують підсумковий рядок звіту.

Конструктор звітів надає користувачу у розпорядження велику кількість засобів для формування нових звітів та поліпшення звітів, створених раніше у режимах Автозвіту або Майстра звітів.

Далі розглянемо деякі операції, які використовуються для модифікацій та поліпшення звітів.

Зміна висоти області звіту


  1. Встановити покажчик “мишки” на нижню границю області таким чином, щоб він набув вигляд стрілки, направленої у дві сторони.

  2. Натиснути ліву кнопку “мишки” і, утримуючи її, перемістити покажчик на потрібну відстань, після чого відпустити кнопку “мишки”.

Переміщення підпису з назвою звіту, заміна назви, вилучення та додавання області заголовка звіту

Бувають звіти, для яких не потрібна титульна сторінка, але назва звіту повинна з’являтись на кожній сторінці. Для цього треба перемістити назву з області заголовка звіту в область верхнього колонтитула:

  1. Перш за все збільшіть висоту області верхнього колонтитула.

  2. Натисніть “мишкою” на підпис з назвою звіту, потім перетягніть і опустіть її у область верхнього колонтитула.

  3. Натисніть “мишкою” ще раз на підпис з назвою, після цього замість текст назви.

  4. Щоб вилучити область заголовка, виконайте за допомогою “мишки” команди “Вид-Заголовок/примечание отчета”.

Щоб додати до звіту області “Зоголовок отчета” і “Примечание отчета”, потрібно також виконати команду “Вид-Заголовок/примечание отчета”.

Зміна властивості “Подпись”


Відкрийте “Окно свойств”, клацніть “мишкою” на вкладці “Макет” і замініть значення властивості “Подпись”, щоб у області заголовка вікна звіту з’явився такий ж текст. Тепер, якщо ви відкриєте звіт у режимі попереднього перегляду наступний раз, рядок заголовка звіту буде містити новий текст.

Вилучення непотрібних стовпців зі звіту


Щоб вилучити непотрібний стовпець зі звіту, потрібно вилучити два елементи – безпосередньо поле та його назву. З цією метою потрібно спочатку клацнути “мишкою” безпосередньо на поле в області даних, потім, утримуючи настиснутою клавішу , клацнути також “мишкою” на назву поля у області верхнього колонтитула. Коли обидва ці елементи будуть виділені, натиснути клавішу , після чого вони зникнуть.

Групування і сортування даних у звіті


З цією метою у вікні Конструктора звітів необхідно виконати такі дії:

1.Виконати команду “Вид-Сортировка и группировка”. На екрані з’явиться вікно діалогу “Сортировка и группировка”.

2.У верхній вільний рядок першого стовпця цього вікна ввести ім’я поля, для якого планується створити групу у звіті. Ім’я цього поля можна ввести безпосередньо з клавіатури або ж скористатись кнопкою розкриття списку, що розкриває псисько усіх полів таблиці. Для закінчення вводу натиснути клавішу . У другому стовпці вікна діалогу автоматично встановиться порядок сортування “По возрастанию”, а у нижній частині вінка з’явиться поле “Свойства группы».

3.Перейти у нижню частину діалогу “Сортировка и группировка” і у полі “Свойства группы» встановити необхідні властивості для створюваної групи. Можна скористатись властивостями, заданими за умовчуванням.

4.Відкоректувати властивість “Заголовок группы». З цією метою натиснути на кнопку розкриття списку і вибрати «Да». Таким чином створиться область “Заголовок группы» для поля, у якому будуть згруповані дані звіту. Аналогічно створити область “Примечание группы».

5.Закрити діалогове вікно “Сортировка и группировка”.

6.У вікні Конструктора звітів перенести поле і підпис до нього у створену область “Зоголовок группы». Тепер у разі перегляду звіту ви побачите на початку кожної групи назву поля, за яким виконується групування даних.

Завдання

  1. Створити звіти до бази даних «Магазин»

  2. Створити базу даних «Відеопрокат» - 4 таблиці та зв’язки між ними

  3. Створити запит до бази даних «Відеопрокат», який би обчислював платню за послугу прокату фільму за принципом: 2 гривні за кожен день прокату

  4. Створити запит до бази даних «Відеопрокат», який би дозволяв клієнтові вводити з клавіатури прізвище актора і отримувати фільми з його участю

  5. Створити запит до бази даних «Відеопрокат», який би показував які клієнти взяли комедії

  6. Створити запит до бази даних «Відеопрокат», який би визначав які клієнти взяли фільми з Джоні Депом та Бредом Пітом

  7. Створити запит до бази даних «Відеопрокат», який би визначав найдовший фільм у кожній категорії

  8. Створити запит до бази даних «Відеопрокат», який би показував комедії для сімейного перегляду (клас А)

  9. Створити форму для бази даних «Відеопрокат», яка би дозволяла вводити інформацію про кожен наступний прокат у зручному форматі: Прізвище клієнта, Назва фільму, Дата1 та Дата2

  10. Створити звіт для бази даних «Відеопрокат», який дозволяє друкувати наклейки до касет та дисків з фільмами з наступною інформацією: Назва, Режисер, Категорія, Жанр, Тривалість

  11. Створити звіт для бази даних «Відеопрокат», який групує фільми за жанром

  12. Створити звіт для бази даних «Відеопрокат», який групує фільми за країною

  13. Створити звіт для бази даних «Відеопрокат», який групує клієнтів за вулицею

  14. Створити звіт для бази даних «Відеопрокат», який групує фільми за категорією

  15. Створити звіт для бази даних «Відеопрокат», який дозволяє режисерові відібрати акторів чоловічої статі із США