asyan.org
добавить свой файл
1 2 ... 6 7
ПЕРЕДМОВА
Це видання є логічним продовженням посібника «Архівознавство», що був виданий автором 2008 року у співавторстві з кандидатом педагогічних наук О.О. Карпенко. Якщо метою того видання було надання студентам теоретичних знань з архівознавства й ознайомлення їх із системою архівних установ, то цей посібник призначено перш за все для опанування студентами практичних навичок архівної справи. Саме це є найважливішим у фаховій підготовці студентів-документознавців. Нове видання має стати для них не лише компендіумом знань, а й довідником для практичної діяльності. Незважаючи на існування величезної архівної системи, що спирається на багатовікові традиції української архівної справи, в нашій країні ще й досі бракує посібників, які б могли стати в пригоді фахівцям саме в практичній архівній діяльності. Пропонований посібник має частково подолати цю нестачу. Його можна використовувати як для підготовки до практичних занять, так і під час проходження виробничої практики в архівних установах.

Як і перше видання, цей посібник написано з урахуванням досвіду викладання архівознавства студентам-документознавцям, специфіки діловодного підходу до цієї галузі знань, а також з урахуванням особливостей праці діловода й інформаційного спеціаліста у галузі архівної справи. У виданні узагальнено новітній практичний досвід державних і приватних архівних інституцій, що має сприяти підготовці фахівця до реальної праці з архівами й архівними документами в нашій країні. Значну увагу приділено питанням, не висвітленим у традиційних вузівських підручниках з архівознавства, зокрема особливостям організації та обліку архівних документів у процесі діловодства й в архівних підрозділах підприємств, технології описування архівних документів на різних рівнях архівної системи України, складанню архівного опису в структурному підрозділі організації, експертизі цінності архівних документів у процесі діловодства та на всіх рівнях архівної системи країни. Деякі питання, наприклад технології зберігання архівних документів, залишено поза увагою через те, що їх докладно висвітлено в традиційних підручниках з архівознавства. З усіх питань теорії й практики архівної справи, не розкритих у посібнику, а також для поглибленого вивчення окремих проблем студенти можуть звернутися до літератури, наведеної у бібліографічному списку.
Розділ 1

ОРГАНІЗАЦІЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ


    1. Основні принципи і критерії організації архівних документів


Найважливішим завданням|задачею| архівної справи|речі| є|з'являється,являється| організація документів для їх ефективного зберігання й використання. Саме в організації документів полягає|перебуває,складається| сенс|зміст,рація| архівної справи|речі|, і саме її наявність відрізняє архівне зберігання й архівну справу|річ| від простого зберігання документів |вдома,дома|.

В архівознавчій літературі під організацією документів розуміють сукупність адміністративно-правових заходів, науково-методичних| рішень|розв'язань,вирішень,розв'язувань| і технічних операцій, що застосовуються до цих документів з метою їх впорядкування й раціонального архівного зберігання. При цьому організація архівних документів завжди складається з двох елементів – класифікації й систематизації документів.

Класифікація – це інтелектуальна процедура, що полягає у виробленні наукових раціональних основ організації документів, тобто встановленні логічних та історичних взаємозв'язків між ними.

Систематизація – це фізична або практична організація й упорядкування документів на основі їх класифікації.

Ці дві процедури виконуються на всіх рівнях архівної системи для того, щоб раціоналізувати її. Їхня мета|ціль| – створити ієрархічну систему взаємозв'язаних комплексів архівних документів, яка б давала можливість легко й чітко розподіляти архівну документацію в рамках|у рамках| системи архівних установ. Кінцева мета класифікації – визначити, куди має потрапляти|попадати| кожен документ для того, щоб його найлегше було знайти й|і тоді| використати. Кінцева мета систематизації – забезпечити, щоб документ потрапив|попав| саме туди, куди це визначено класифікацією, і щоб він знаходився|перебував| там, де він буде найдоступнішим.

К|ласифікація й систематизація архівних документів здійснюються на чотирьох рівнях архівної системи:

на міжархівному рівні, тобто на рівні самої системи архівних установ, визначається, до якого саме архіву кожен комплекс документів має потрапити|попадати|;

на внутрішньоархивному| рівні визначається, які комплекси документів мають бути сформовані в межах|у рамках| кожного конкретного архіву; тобто|цебто| з|із| яких фондів|фундацій| має складатися архів, щоб найкращим чином систематизувати документи;

на фондовому| рівні визначається, з|із| яких сукупностей| документів мають складатися фонди|фундації| в архівах і як вони повинні комплектуватися;

на рівні сукупності окремих документів визначається, з|із| чого мають складатися|перебувати,складатися| і як повинні формуватися сукупності документів, що формують фонд|фундацію|, тобто|цебто| переважно архівні справи|речі|. Кінцевою|скінченною| одиницею комплектування тут є|вирушає| сам документ – одиниця зберігання або одиниця обліку|урахування|.

Систематизація на всіх цих рівнях дає можливість організувати швидкий розподіл документів, постійне безпроблемне| комплектування архівів і постійне ефективне використання документів, бо всіх їх| чітко систематизовано й класифіковано.

Щоб досягти такої ефективності, необхідно, щоб організація документів на всіх рівнях була одноманітною, а систематизація документів здійснювалася за єдиними ознаками в рамках|у рамках| загальної|спільної| класифікації. Тому в архівній справі|речі| прийнято загальні|спільні| критерії класифікації для всіх перелічених рівнів організації документів. У сучасній архівній справі|речі| це такі|слідуючі| критерії:

  • належність документів до документації одного творця або фондоутворювача| (неподільність фондів при зберіганні);

  • право власності на документи (державна або приватна форма власності);

  • термін зберігання документів (постійне, тривале, тимчасове зберігання);

  • ступінь|міра| інформаційної значущості документа |цебто|(належність до комплексів загальнодержавного, місцевого або приватного значення);

  • належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць (область, район, місто або регіон);

  • час, місце й історичні умови створення|створіння| документа;

  • належність документів до певних областей, напрямів|направлень| і сфер життєдіяльності суспільства|товариства|;

  • види носіїв, способи й технологія збереження|зберігання| інформації в документах (паперова основа, кіно-,фото-, фонодокументи тощо);

  • рівень доступу до документів (загальний, обмежений, тимчасово заборонений).

Усі ці критерії класифікації до кожного комплексу документів мають застосовуватися сукупно, в єдиній системі. Наведена ієрархія критеріїв є умовною. У кожному конкретному випадку організації документів слід чітко визначити критерій, найважливіший саме для цього документального комплексу й для конкретного рівня організації документів, і створити ієрархію саме для цього випадку. Т|реба відзначити|відмітити|, що перелічені критерії часто суперечать|протиріччя| один|із| одному й проблему систематизації тоді вирішити дуже нелегко – це стає завданням|задачею| фахівців|спеціалістів| і спеціальних комісій. До того ж, цю класифікацію розроблено для документів НАФ| – на місцях, особливо в приватних архівах, можуть бути застосовані й інші, власні критерії організації документів.


    1. Організація архівних документів на рівні системи архівних установ


Перш за все|передусім| розглянемо|розгледимо| організацію документів на рівні системи архівних установ, тобто на міжархівному рівні.

На цьому рівні визначається, в якому архіві мають зберігатися ті або інші комплекси документів. Комплекси документів в даному випадку – це величезні масиви фондів|фундацій|, пов'язані логічно або історично між собою.

Початковим|вихідним| чинником|фактором| для систематизації цих комплексів є характер|вдача| самого архіву – його правовий статус, профіль і сфера повноважень. Необхідно знати, державним чи приватним є архів, загальним|спільний| чи спеціальним (профільним), центральним чи місцевим, і якщо місцевим, то якого рівня – обласного, районного, міського тощо. Перелічені вище критерії організації застосовуються на цьому рівні сукупно й не завжди у визначеній вище ієрархії.

Правило одного творця, як і скрізь, дотримується тут завжди|всюди|. Оригінали документів одного фондоутворювача, особливо офіційного, майже завжди зберігаються в одному архіві. Виключення|винятки| можуть бути викликані|спричинені| лише особливою специфікою якихось| документів або їхнім поганим фізичним станом, який потребує зберігання в архівах вищого рівня, бо вони мають кращі умови для збереження й реставрації. Крім того, треба враховувати також, що при тимчасовому зберіганні документи одного фондоутворювача переходять з|із| одного архіву до іншого.

Другого критерію – права власності – дотримуються на міжархівному рівні вельми|дуже| чітко. У державних архівах зберігаються переважно державні документи, в приватних зібраннях|зібраннях| – лише приватні. Буває, що приватні особи здають|складають| цінні документи в державний архів без відмови від права власності на так зване депозитарне зберігання. Але в межах цього державного архіву такі документи зберігаються окремо від державних. Зберігання ж державно важливих|поважних| документів в приватних архівах заборонено.

Третій критерій – термін зберігання – дуже чітко виступає на міжархівному рівні. У державних архівах мають зберігатися лише документи постійного зберігання, які є частиною НАФ. В архівах установ і організацій, в трудових і приватних архівах зберігаються переважно документи тривалого й тимчасового зберігання. Документи постійного зберігання, що належать до НАФ, архіви організацій по закінченні визначеного терміну мають передавати до державних архівів. Порушення цього правила може бути обумовлено лише переповненням сховищ у державних архівах. У деяких випадках, навпаки, державні архіви нижчих рівнів зберігають документацію тривалого зберігання, яку не можуть утримувати в себе архіви організацій.

Найважливіший критерій розподілу документів на міжархівному рівні – це ступінь|міра| інформаційної значущості документа, тобто|цебто| те, для якого рівня адміністративної структури держави й організації суспільства|товариства| цей документальний комплекс має значення.

Існують документи загальнодержавного, місцевого й конкретного значення.

Документи загальнодержавного значення – це документи, які мають історичну, суспільно-політичну, економічну та іншу цінність для всієї України. Це документи чотирьох груп:

  • ті, що виникли в Україні внаслідок|унаслідок,внаслідок| діяльності центральних органів влади й управління, а також установ, підприємств і організацій, які поширювали|розповсюджували| свою компетенцію на всю країну;

  • що виникли під час життя й діяльності видатних|визначних| представників українського народу як в Україні, так і за кордоном;

  • які виникли за межами України внаслідок|унаслідок,внаслідок| діяльності емігрантських урядів, установ, товариств|товариств| та організацій, а також іноземних урядів і організацій, що є важливими|поважні| для всієї України;

  • які виникли в Україні, внаслідок|унаслідок,внаслідок| діяльності місцевих органів влади й управління, а також підприємств і організацій місцевого масштабу, якщо склад і зміст|вміст,утримання| таких документів відбиває|відображує| історію не тільки|не лише| регіону, але й всієї України, а також у випадках, коли документна інформація має практичну цінність для сучасності|сьогоденності| й може бути широко використана для державних цілей.

Усі ці документи зберігаються в центральних державних архівах, а також у галузевих архівах і архівних підрозділах музеїв, бібліотек і наукових установ, що мають право на збереження документів НАФ.

Документи місцевого значення – це документи, які є важливими|поважні| для місцевих територіальних одиниць – областей, районів, міст, сіл, якщо вони не мають державного значення. Їх розподіляють| по територіальним одиницям і передають до державних архівів згідно зі значенням. До якого саме рівня архівної системи потрапить той або інший документний комплекс, визначається за допомогою п’ятого критерію організації документів – належності документів до певних адміністративно-територіальних одиниць. При такому розподілі можливі певні проблеми, бо іноді нелегко визначити, наприклад, чи має документ, створений в місті, лише міське, або також районне чи навіть обласне значення.

Документи конкретного значення є важливими|поважні| для окремих підприємств, організацій, співтовариств|спілок|, приватних осіб. Вони не є|з'являються,являються| предметом державного зберігання.

Інші критерії організації документів також суттєво впливають на розподіл документних комплексів на міжархівному рівні. Так, наприклад, від часу, місця й історичних умов створення документів залежить, чи потраплять вони до загального державного або до профільного історичного архіву. Так, документи державних установ, що працювали до 1917 року, зберігаються в Центральному державному історичному архіві в м. Києві, у той час як документи, створені пізніше цієї дати, потрапляють до Центрального державного архіву вищих органів влади й управління. Документи, які виникли на теренах Західної України в історичні часи, мають бути передані до Центрального державного історичного архіву у м. Львові. Якщо ж документи утворилися під час діяльності партій або суспільних організацій, у тому числі й компартії України за часів радянської влади, їх слід направити до Центрального державного архіву громадських об’єднань України.

Якщо документні комплекси виявляють галузеву специфіку, то в дію вступає сьомий критерій організації – належність документів до певних галузей, напрямів|направлень| і сфер життєдіяльності суспільства. Документи, які утворилися під час діяльності відомств та організацій, що мають власні галузеві архіви, залишаються на постійне зберігання в цих архівах, навіть якщо належать до НАФ. Таким же чином науково-технічна документація загальнодержавного й історичного значення надходить до Центрального державного науково-технічного архіву в Харкові, а документи, пов’язані з діяльністю видатних діячів культури, направляють до Центрального державного архіву-музею літератури та мистецтва. Це не виключає, однак, можливості зберігання частини таких документів в інших центральних державних архівах, якщо вони складають там невід’ємну частину фондів.

Вид носія інформації документа є важливим при комплектації Центрального державного архіву кіно-, фото-, фонодокументів ім. Г.С. Пшеничного, а також при комплектації Центрального державного науково-технічного архіву в Харкові. Ці архіви обладнано спеціально для зберігання непаперових документів або паперових документів нетрадиційних форматів, хоча деякі з них все ж таки залишилися в інших архівних зібраннях задля дотримання принципу неподільності фондів.

Останній з критеріїв зберігання – рівень доступу до документів – теж є дуже важливим. Природно, що документи з обмеженим доступом найчастіше потрапляють до тих архівів, де зберігаються значні комплекси таких документів – тобто до галузевих архівів силових відомств або державних органів влади.

Де саме ті чи інші документні комплекси мають зберігатися, визначає Держкомархів спільно з|із| місцевими архівами та іншими зацікавленими організаціями.


    1. Організація документів на рівні архіву.

Архівні фонди і процес фондування
Основною формою організації документів на рівні архіву є|з'являється,являється| архівний фонд|фундація|. Переважна більшість документів в архівах організується в рамках|у рамках| фондової системи й лише для деяких допускається так зване нефондове зберігання. Це перш за все|передусім| кіно–|, фото–|, фоно–|, електронні й специфічні технічні документи, які неможливо організувати в межах традиційного фонду, тобто поділити на архівні справи. Усі інші документи зберігаються у складі архівних справ|речей|, поміщених до фондів.

Згідно з визначенням архівний фонд|фундація|це комплекс документів, що виникли внаслідок|унаслідок,внаслідок| діяльності певної організації або особи|особистості| та історично або логічно пов'язані між собою. Архівний фонд|фундація| є|з'являється,являється| основною незалежною одиницею класифікації в архівній справі. Таким чином архівні документи в рамках|у рамках| архівів організовуються у всьому світі.

Архівний фонд|фундація| створюється зазвичай з|із| так званого документального фонду|фундації|. Документальний фонд|фундація| – це вся сукупність документів, що утворюються внаслідок|унаслідок,внаслідок| діяльності юридичної або фізичної особи. Сюди відносяться як безпосередньо створені особою|особистістю| або організацією документи, так і зібрані ними документи, тобто|цебто| документи вхідні, якщо йдеться про організацію. Особа або організація, що формує своєю діяльністю такий фонд,|фундацію| має назву фондоутворювача|.

Частина|частка| документів документального фонду|фундації|, які мають особливу цінність для суспільства|товариства| |і підлягають тривалому збереженню, |зберіганню| формують так званий архівний документальний фонд|фундацію|. Цей фонд|фундація| створюється після|унаслідок,внаслідок| попередньої експертизи документів фондоутворювача|, яка не обов'язково відбувається|походить| в офіційному порядку|ладі|, особливо якщо йдеться про документи, важливі|поважні| тільки|лише| для діяльності самого фондоутворювача|. До архівного документального фонду належать документи як постійного, так і тимчасового зберігання, і формуються такі фонди|фундації| тільки|лише| в архівах нижчих рівнів – переважно в архівах підприємств та організацій.

Найцінніша|коштовна| частина|частка| архівного документального фонду|фундації|, тобто|цебто| ті документи, які визнаються цінними|коштовними| для всього суспільства|товариства| і включаються до складу НАФ| України, формує вже безпосередньо архівний фонд|фундацію|. Статус архівного фонду|фундації| мають тільки|лише| ті фонди|фундації|, які містять|утримують| документи постійного зберігання. Оскільки ж належність документів до НАФ| може визначити тільки|лише| спеціальна експертиза, то й зміст|вміст,утримання| архівних фондів|фундацій| залежить зрештою|врешті решт| від рішення експертизи. Архівні фонди|фундації| існують в державних архівах усіх рівнів. У державних архівах, починаючи|розпочинаючи,зачинаючи| з|із| районного, вже немає архівних документальних фондів|фундацій|, а є тільки|лише| архівні фонди|фундації|. В архівах підприємств та організацій існують переважно архівні документальні фонди, але|та| можуть утворюватися й нові архівні фонди|фундації|.

Основними принципами організації архівних документів в рамках|у рамках| фондової системи є такі.|з'являються,являються|

  1. Принцип неподільності фондів|фундацій|. Фонд|фундація|, створений на основі документів одного фондоутворювач|а, має завжди залишатися єдиним і неподільним. Тобто|цебто| його не можна розділяти на частини|на шматки|, вилучати з|із| нього окремі документи, а включати фонд|фундацію| до складу крупніших|більших| структурних одиниць класифікації можна тільки|лише| цілком. Якщо фонд|фундація| переноситися до іншого архіву, його треба переносити тільки|лише| цілком, навіть якщо якась| його частина|частка| і не відповідає профілю або статусу нового архіву. Виключення|виняток| з|із| цього правила можливі тільки|лише| при відмінностях у формах власності на ті або інші документи. Якщо деякі з документів фонду|фундації| належать приватним особам, вони, природно, можуть зберігатися окремо, але|та| у фонді|фундації| мають бути їх копії.

  2. Принцип єдиної назви фонду|фундації|. Кожен фонд|фундація| має завжди і скрізь|всюди| проходити|минати,спливати| під однією назвою, а якщо її змінено, попередню назву все одно вказують в офіційному найменуванні фонду.

  3. Принцип єдиного номера фонду|фундації|. У всіх описах|списках,описуваннях| і каталогах кожен фонд|фундація| фіксується під однаковим номером і його не можна передавати іншому фонду;

  4. Принцип єдиного зберігання фонду|фундації|. Фонд|фундація| завжди зберігається в одному місці, незалежно від того, наскільки різнопланові документи туди входять.

У державних архівах створюються архівні фонди|фундації| декількох типів.

1. Архівні фонди|фундації| офіційного походження – це фонди|фундації|, створені з|із| документального фонду|фундації| юридичної особи, тобто|цебто| установи, організації або підприємства, які мають офіційний характер|вдачу|. Щоб такий фонд|фундація| виник, необхідно, щоб юридична особа (підприємсвто або організація) мала значний документальний фонд|фундацію|, в якому би були документи, створені й зібрані|повизбирувані| цією юридичною особою під час її офіційної діяльності, причому документи ці повинні мати наукову, культурну, історичну або практичну цінність для суспільства|товариства|. Крім того, документи мають висвітлювати діяльність самої юридичної особи, а не, наприклад, бути зібраними|повизбируваними| нею як колекція.

Формальними ознаками самостійності фондоутворювача | офіційного характеру|вдачі| є наявність|з'являються,являються|:

1) нормативних актів про його створення|створіння|, реєстрацію, компетенцію, про визначення його функцій і структури;

2) самостійного кошторису| й рахунку|лічба| в банку;

3) гербової печатки;

4) штатного розкладу;

5) атрибутів власного діловодства (тобто власних бланків для документів).

Якщо якоїсь| з|із| цих ознак немає, фондоутворювач | не є|з'являється,являється| самостійною юридичною особою і його фонд|фундація| не може одержати|отримати| статус фонду|фундації| офіційного походження. Виключення|виняток| може бути зроблено тільки|лише| для фондів|фундацій| історичного характеру|вдачі|, для яких наявність якогось з|із| цих атрибутів не може бути встановлено|установлена|.

2. Архівні фонди|фундації| особового|особового| походження містять|утримуватися| документи, які створено й зібрано|повизбирувані| окремими фізичними особами під час їхніх життя й діяльності.

Ознаками фондоутворювача | фонду|фундації| особистого|особового| походження є такі:|з'являється,являється|

1) наявність значного документального фонду|фундації| цієї людини;

2) провідна|показна| роль цієї людини в житті суспільства|товариства|;

3) цінність документів, створених цією людиною, а саме їх повнота, склад і зміст|вміст,утримання|.

Ці фонди|фундації| зазвичай створюються для таких|слідуючих| осіб|облич,лиць|:

  • особистостей, життя і діяльність яких одержали|отримало| високу державну, наукову або суспільну|громадську| оцінку;

  • персон, що істотно|суттєво| вплинули на суспільне|громадське| життя навіть в негативному плані;

  • пересічних громадян, які є типовими представниками своєї соціальної групи, якщо склад їхніх документів є надзвичайно повним|цілковитий;

  • пересічних громадян, документи яких у своїй сукупності містять|утримують| важливу|поважну| або цінну|коштовну| інформацію.

Фонди|фундації| особистого|особового| походження можуть бути також груповими, а саме сімейними|родинними| й родовими, тобто містити|утримувати| документи, створені внаслідок|унаслідок,внаслідок| життєдіяльності декількох поколінь споріднено|родинний| пов'язаних між собою людей. Такі фонди|фундації| створюються тільки|лише| тоді, якщо декілька представників цієї сім'ї були заслуженими людьми і, крім того, створювали й одержували|отримували| (збирали) документи. Відмінність між сімейними|родинними| й родовими фондами визначається кількістю поколінь, що залишили документи. Сімейними|родинними| вважаються|лічаться| фонди|фундації|, створені представниками трьох поколінь, родовими – створені представниками чотирьох і більше поколінь |уявлені|.

3. Окрім|крім| цього, існують також так звані об'єднані|з'єднані| архівні фонди|фундації|. Об'єднаний|з'єднаний| архівний фонд|фундація| – це сукупність декількох простих архівних фондів|фундацій|, між творцями яких простежується|просліджується| генетичний, історичний або логічно обумовлений зв'язок. Цей зв'язок може виражатися|видавитися| в однорідності функцій різних фондоутворювачів |, їх супідрядності|, єдності їх місцеположення, правонаступництві між фондоутворювачами |. Подібні фонди|фундації| зазвичай створюються для декількох юридичних осіб – об'єднань і організацій, тісно пов'язаних між собою: для організацій, схожих за функціями або цільовим призначенням (шахт, фабричних шкіл); для однойменних організацій; для керівної|провідної| організації й підлеглих їй структур; для незначних організацій, які функціонували в межах однієї територіально-адміністративної| одиниці; для організацій|, які замістили одна одну. Іноді|інколи| об’єднані фонди створюють і для окремих осіб|облич,лиць|, які були пов'язані один з одним спорідненістю або діяльністю.

Необхідність створення|створіння| об'єднаних|з'єднаних| фондів|фундацій| обумовлена прагненням до раціональнішої організації архівної справи|речі|, полегшення доступу до документів при використанні, вдосконалення обліку|урахування| документів, створення|створіння| компактнішого довідкового апарату.

4. Разом з|поряд з,поряд із| архівними фондами|фундаціями| у складі архівів можуть зберігатися так| звані архівні колекції. Архівна колекція – це сукупність окремих документів, які виникли внаслідок|унаслідок,внаслідок| діяльності різних фондоутворювачів |, але|та| тісно зв'язані|з'єднані| між собою за однією або кількома ознаками. Найчастіше зв'язок між документами в колекції тематичний, іноді|інколи| – авторський, номінальний або хронологічний. Колекції створюються в тих випадках, коли фондоутворювачі не були значними або не залишили багато документів. Найчастіше ж їх створюють | через вузьку специфіку документів, що належать до них – такі документи краще зберігати разом, аніж розпиляти по багатьох фондах. Класичною колекцію можна вважати колекцію театральних афіш і програм ХІХ століття в Центральному державному архіві-музеї літератури та мистецтва.

Таким чином, організацію документів в рамках|у рамках| фондової системи підпорядковано як критерію єдності документів, так і критерію логічного й історичного зв'язку. Переважають в сучасних архівах фонди|фундації| офіційного походження.

Архівні фонди|фундації| незалежно від типу мають також класифікацію за ступенем|мірі| цінності.|основі,заснуванні| В її основі|поділки,розподілу,поділу| лежать такі ознаки, як ступінь|міра| інформативності документа, значення фондоутворювача |, час створення|створіння| документа, наявність особливо цінних|коштовних| та унікальних документів у складі фонду. На цих підставах виділяють три категорії фондів:|фундацій|

Перша категорія – фонди|фундації|, більша частина|частка| документів| яких мають статус особливо цінних|коштовних| і відображають|відбивають| більшість сторін функціонування держави й діяльності суспільства|товариства| та його найбільш видатних|визначних| представників. До них також належать фонди|фундації|, що містять|утримують| унікальні документи.

Друга категорія – фонди, документи яких стосуються окремих напрямів|направлення| або галузей діяльності держави й суспільства|товариства|, а також найбільш видатних|показних| його діячів. До них можуть належати особливо цінні документи.

Третя категорія – фонди, документи яких | висвітлюють| лише окремі питання діяльності держави| й суспільства|товариства| та доповнюють інформацію фондів перших двох категорій. Вони не мають у власному складі особливо цінних документів.

Усі державні архіви поділяють свої фонди|фундації| за цими категоріями, причому їх визначення залежить від місцевих регіональних особливостей архіву. Цей поділ|поділка,розподіл,поділ| не є статичним – деякі фонди|фундації| під час розвитку суспільства|товариства| вільно переходять з|із| однієї категорії до іншої.

Фонди|фундації| в архівах поділяються також за ступенем|мірі| доступу|допущення|. Існують фонди|фундації|, що містять|утримують| документи обмеженого доступу, які визначаються як конфіденційні. Сюди зазвичай відносять також документи, які було здано|складені| їхніми власниками на зберігання з|із| обмеженим доступом. Існують фонди, документи яких містять державну таємницю, тобто доступ до них закрито на певний час|утримуютьдтобто доступто. Усі документи з обмеженим доступом фондуються на загальних|спільних| підставах за загальноприйнятими правилами, але|та| існують спеціальні інструкції для окремих таємних документів.

Практична реалізація організації документів в рамках|у рамках| архіву за фондовою системою має назву фондування. Воно містить два головні елементи – фондоутворення| й процес фондування.

Фондоутворення – це створення|створіння| архівних фондів|фундацій| відповідно до описаних вище принципів, норм і типології фондів|фундацій|, а також надання|присвоєння| фондам|фундаціям| назв і номерів та визначення їхніх хронологічних рамок.

Процес фондування – це розподіл документів за вже наявними архівними фондами|фундаціях| і колекціями, тобто|цебто| визначення їх фондової належності.

Найважливішою частиною процесу фондоутворення є надання фонду його назви. Для офіційних фондоутворювачів вона складається з повної назви організації, підприємства або установи з обов’язковим указанням на її підпорядкування міністерству, відомству або органу влади. Якщо назву організації було змінено, попередню назву записують поряд із сучасною. Для особистих фондів у назві вказують повне прізвище, ім’я та по-батькові людини, усі зміни, що відбулися з її іменем або прізвищем, дати життя та сферу її діяльності. Для сумісних фондів|фундацій| указують перелік|перерахування| назв усіх організацій, що складають фонд|, для колекцій – назву тематики.

Хронологічними рамками фонду є дата створення й припинення існування організації, для особистих фондів – дати життя особи, для сумісних фондів – дати створення найпершої й припинення існування останньої організації. Лише для колекцій хронологічні рамки визначаються крайніми датами документів – для інших типів документів це неможливо, бо в перспективі можуть бути виявлені документи, датовані раніше й пізніше за ті, що належать до фонду. Тому хронологічні рамки й визначаються датами життя особи або існування організації.

Номер надається фонду згідно з внутрішньоархівною нумерацією за списком фондів архіву. Для фондів, що були утворені за радянських часів, перед цифровим позначенням номеру ставиться буква Р та дефіс, наприклад, Р-217. Номер фонду не може бути ніколи змінено, а також передано іншому фонду, навіть у разі знищення фонду, що мав відповідний номер раніше.




следующая страница >>