asyan.org
добавить свой файл
  1 ... 5 6 7 8 9

Розпорядчі документи



Складовою частиною управлінської діяльності є видання розпорядчих документів, до яких належать накази із загальних питань, вказівки, розпорядження, постанови, ухвали тощо.

Розпорядчі документи, що надходять до органів внутрішніх справ з вищих органів, у необхідних випадках доводяться до підпорядкованих органів шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, вказівок тощо), у яких викладається зміст документів вищого органу щодо завдань даного органу або шляхом ознайомлення з ними.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих актів вищих органів влади, повинні містити посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

Наказ основний розпорядчий документ управлінської діяльності, що видається керівником органу на основі єдиноначальності та містить індивідуальні приписи або правові норми з питань внутрішньоорганізаційної діяльності, звернений до підпорядкованих органів і працівників.

Наказами з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності установи чи її структурних підрозділів. Вони видаються й тоді, коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни доведення цих заходів.

Накази можуть бути нормативні та індивідуальні.

Нормативний – це наказ керівника про затвердження правил внутрішнього порядку та трудового розкладу в структурі. Він загальний і безособовий, оскільки маються на увазі не лише конкретні особи, а весь колектив працівників, встановлює певні правила.

Індивідуальний – це наказ про притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання однієї чи кількох осіб. Він не має нормативного характеру.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства, правилами про порядок оформлення і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами.

У ньому передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, які повинні забезпечувати юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення питання.

Право підписання наказу мають перший керівник, його заступники та інші посадові особи відповідно до їх обов'язків, повноважень, компетенції, що визначаються законодавством.

Особливе значення надається доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення.

Здебільшого наказ діє постійно, тобто продовжує правові наслідки протягом усього часу, поки не закінчиться його термін або він буде відмінений компетентною особою чи органом.

Відповідно до законодавства України наказ видає та підписує міністр, керівник центрального галузевого відомства, начальник управління та відділу тощо.

Основними елементами наказу є: найменування; номер; заголовок; текст наказу з додатками (якщо вони є);підпис керівника органу; візи (у разі потреби); виконавець.

Як правило, текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої.

У констатуючій частині викладаються причини й обставини, що зумовили видання наказу, зазначаються його мета і завдання, дається оцінка існуючого стану справи. Ця частина наказу викладається за можливістю стисло і торкається лише тих питань, щодо яких будуть дані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватись однією-двома фразами. Наприклад: Відповідно до Указу Президента України від ...№ ..., З метою усунення недоліків...», «Згідно з наказом... № ... від ...», «За підсумками першого кварталу цього року в ...» тощо.

Якщо мотиви видання і мета наказу ясні й не вимагають спеціального обґрунтування, то констатуюча частина в наказі випускається.

Основною частиною наказу є розпорядча, в якій викладається його сутність. Вона починається словом «НАКАЗУЮ» і містить конкретні приписи про те, що має бути виконано. У ній зазначають заходи для виконання поставлених у наказі завдань, виконавців цих заходів, їх права й обов'язки, строки виконання, форми і методи роботи тощо. Структура розпорядчої частини залежить від обсягу і змісту наказу. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено здійснювати контроль за виконанням наказу.

Основними елементами наказу є: найменування акта й органу щодо якого він видається; назва виду документа; дата; місце видання; номер; заголовок; текст наказу з додатками (якщо вони є); підпис керівника органу; візи (у разі потреби); виконавець.

Витяг — це копія будь-якої частини оригіналу документа. У практичній роботі витяги з наказів оформляють досить часто для вирішення питань виробничої діяльності структури.

Витяг з наказу має фактично ті самі реквізити, що й наказ, але з нього береться лише та розпорядча частина тексту, яка є необхідною для практичної роботи. Констатуючу частину тексту переносять до витягу повністю й оформляють позначку про завірення копії, але без слова «копія».

Розпорядження — правовий акт управління державного органу, що видається одноособове керівником, головним чином колегіального органу державного управління з метою вирішення оперативних питань. Як правило, розпорядження має обмежений термін дії, стосується вузького кола організації, посадових осіб і громадян, кому адресоване.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств, організацій, установ та їхні заступники для вирішення оперативних завдань.

Реквізити: Герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа; заголовок; дата, місце видання, номер документа; текст; підпис відповідальної особи; виконавець.

Текст розпорядження оформляють так само, як і текст наказу з основної діяльності або вказівки.

Вказівка — це розпорядчий документ, що видається переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій чи інших актів будь-якого органу або вищих органів внутрішніх справ.

У вказівці мають бути зазначені дії оперативного, разового характеру, які приписується виконати.

Право підписувати вказівку має перший керівник структури або його заступники. Текст вказівки, як і наказу з основної діяльності, поділяється на дві частини: констатуючу та розпорядчу.

Вказівка повинна мати заголовок до тексту, який розкриває її зміст.

Текст вказівки викладається у наказовій формі і може починатися словом «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ», «ВИМАГАЮ», яке друкують окремим рядком великими літерами. Перед текстом вказівки допускається вмістити вступне речення, яке розкриває мету або причини видання документа. Речення має починатися сталими формулюваннями типу — «Відповідно до...», «З метою ...» тощо.

Вказівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавця нормативних матеріалів.

Реквізити вказівки: назва відомства, закладу, структурного підрозділу; на­зва виду документа (ВКАЗІВКА); дата і місце видання; номер; заголовок; текст; підпис; відмітка про узгодження; виконавець.

Ухвала — це розпорядчий документ, що приймається місцевими Радами на­родних депутатів або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань, що становлять їх компетенцію.

Ухвалами називають також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними (колегіальними і тими, що діють на основі принципу єдиноначальності, державними органами, громадськими організаціями тощо).

За своїми юридичними властивостями ухвали можуть бути нормативними чи індивідуальними.

Змістом нормативної ухвали є робота підприємств торгівлі, побутового об­слуговування населення тощо, її готують члени держадміністрації, місцевих Рад, постійні комісії.

Індивідуальна ухвала складається для встановлення опіки, про прийняття до експлуатації будівлі тощо, її готують депутати, спеціалісти та зацікавлені організації.

Рішення – це:

1) правовий акт, що приймається органом виконавчої влади в колегіальному порядку з метою вирішення найважливіших питань щодо їх компетенції. Рішення — це також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами — колегіальними та органами, що діють на правах єдиноначальності державними органами та громадськими організаціями;

2) документ, що містить висновки суду чи арбітражу за результатами розгляду цивільного права в суді чи спірного питання в арбітражі;

3) резолюція зборів, наради тощо.

Реквізити рішення:

- назва документа (рішення);

- місце складання, дата;

- заголовок;

- текст;

- додатки (у разі потреби);

- підпис уповноваженої особи.

Службовий лист - це узагальнена назва різнотипних за змістом документів, що служать засобом спілкування між установами, закладами, організаціями та приватними особами і надсилаються поштою.

Службовий (діловий) лист - один з найважливіших каналів зв'язку підприємства, організації, установи, закладу із зовнішнім світом. Через листи ведуться переговори, з'ясовуються відносини між структурами, супроводжуються матеріальні цінності в дорозі тощо.

Незважаючи на наявність сучасних форм зв'язку — телефон, телеграф, факс, обсяг листування в установах, організаціях, закладах надзвичайно великий.

Службовий лист – один із засобів обміну інформацією й оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організації чи установи, що виникають в управлінській діяльності: запит, відповідь, повідомлення, уточнення, запрошення, з'ясування, нагадування, підтвердження, пропозиція, прохання, вимога, заперечення тощо.

Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати тощо. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту.

До складання листів ставляться ті самі вимоги, що й до інших службових документів. Службове листування ведеться від імені установи, а не від імені посадової особи, яка підписала документ. Особистий момент у таких листах має бути зведений до мінімуму.

Службовий лист — єдиний документ, на якому не зазначається його назва. Якщо лист складається як відповідь, то на бланку зазначається номер і дата листа, на який дається відповідь.

Лист підписується керівником установи, його заступниками у межах їх компетенції, а також керівниками самостійних структурних підрозділів.

Лист повинен мати відмітку про виконавця, яка проставляється в лівому нижньому куті листа, нижче підпису керівника.

До підписаного листа не дозволяється вносити ніяких виправлень чи додатків. Датою листа є дата його підпису.

Відповідно до правової залежності офіційних листів їх мова і стиль повинні задовольняти ті самі вимоги, що і мова закону.

Текст листа має бути індивідуальним, простим, тобто висвітлювати одне питання і складатись із двох логічно пов'язаних між собою частин: у першій - наводиться опис фактів, подій, що були підставою для написання листа; у другій - викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо змісту.

Складний лист містить вступ, основну частину і висновок.

У вступній частині дається обґрунтування питання: причина виникнення чи його коротка історія. Якщо приводом для створення листа був будь-який документ, робиться посилання на нього.

В основній частині викладається сутність питання, наводяться докази і вона має бути переконливою, щоб не виникло сумнівів щодо точності й обґрунтованості рішень, які пропонуються.

У висновку формулюється основна мета листа.

Лист, що оформляється на бланку формату А4, повинен містити заголовок до тексту, наприклад:

«Про програму боротьби зі злочинністю на території Залізничного району м. Києва у 2000 - 2005 роках»,

«Про підвищення ефективності розкриття і розслідування злочинів»,

«Про удосконалення системи виконання покарань»,

«Про порушення дисциплінарного розслідування».

Інформаційний — це службовий лист, в якому адресант інформує адресата про будь-які факти, події, явища. Адресат може пропонувати свої послуги, повідомляти про хід будь-яких справ, виконання планів тощо. Мета такого листа полягає у своєчасному інформуванні установи, підприємства, організації чи зацікавленої особи про факт, що має місце. Інформаційний лист здебільшого підписує керівник установи або його заступник.

Супровідний – це службовий документ, в якому адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформляти їх на бланках формату А5. Починається лист словами: «Направляємо»..., «Надсилаємо...», «Повертаємо...», «Додаємо...» тощо.

Лист-відповідь – найпоширеніший вид службової кореспонденції, що повинен містити посилання на номер і дату вхідного документа, а також стислий зміст листа. Це дає змогу при отриманні листа-відповіді швидко відшукати лист-запит у справі.

Лист-прохання. Часто виникають ситуації для викладення прохання від імені установи, організації, підприємства. При цьому треба підкреслити зацікавленість у його виконанні. Найпростіші варіанти листа-прохання збігаються із формою особистої чи колективної заяви.

Лист-повідомлення складається як відповідь на запит. Починається словами: -(Повідомляємо...», «Ставимо Вас до відома...» тощо. Далі — факти.

Лист-реклама – різновид інформаційних листів, що містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Особливість цих листів у тому, що інформацію оформляють на бланках, проте поштову адресу, номери телефонів, розрахунковий рахунок також зазначають у тексті.

Лист-нагадування містить вказівку про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу. Текст листа, як правило, складається із двох логічних елементів: 1) нагадування про виконання дій і 2) заходи, що будуть вжиті у разі їх невиконання. Ключовим словом є форма дієслова: «Нагадуємо...»

Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. У ньому, як правило, гарантується оплата за виконану роботу, погашення кредиту тощо. Виклад тексту має бути чіткий та виразний.

Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому пояснюється ситуація, що склалась, факт, дія або вчинок працівника (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника.

Пояснювальна записка може бути поясненням чи доповненням до будь-якого основного документа (звіту, проекту тощо) і документ особистого характеру.

Доповідна записка це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора, про виконання окремих завдань, службових доручень тощо.

Доповідна записка може бути складена як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини:

- перша – констатуюча, де наводяться факти або описується ситуація,

- друга – викладення пропозицій чи прохань.

У роботі правоохоронних органів доповідною запискою є рапорт, яким інформують керівника про хід роботи.

Доповідні записки поділяють на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні доповідні записки подаються керівникові структурного підрозділу чи установи оформлені на чистому аркуші паперу від руки, зовнішні – виходять за межі структури й оформляються на загальних чи спеціальних бланках формату А4 з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Внутрішню доповідну записку підписує автор, зовнішню — керівник установи.

Реквізити зовнішньої доповідної записки: посада, звання, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка, назва документа (доповідна записка), текст, посада, звання, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис, дата складання.

Протокол – документ, у якому фіксується хід обговорення питання й ухвалення рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях із зазначенням місця, часу й мети, складу присутніх та змісту доповідей.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт. Залежно від повноти висвітлення ходу засідання чи наради протоколи бувають:

1. Стислі, де фіксуються лише ухвали. У них вказується порядок денний, прізвища доповідачів, тих, хто виступив у дебатах та прийняті рішення.

2. Повні, що містять виклад виступів і дають можливість скласти враження не тільки про характер зборів чи наради, а й про діяльність структури в цілому.

3. Стенографічні, де всі виступи записуються дослівно.

Реквізити протоколу:

- назва структури, в якій складено документ;

- назва виду документа (протокол);

- порядковий номер протоколу;

- назва зборів, засідання, наради із зазначенням їх характеру (розширена і нарада, загальні збори тощо);

- дата і місце проведення;

- кількісний склад учасників. Якщо їх багато, то слід вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

- посада, ініціали, прізвище керівників зборів (голови, секретаря, членів президії);

- порядок денний, де питання записуються в називному відмінку;

- текст;

- перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

- підписи керівників зборів, засідання чи наради (голови і секретаря).

Витяг з протоколу – це частина протоколу, оформлена належним чином на загальному, спеціальному або чистому аркуші паперу.

Акт – документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти бувають законодавчі та адміністративні. Вони можуть мати різне призначення. Деякі адміністративні акти служать бухгалтерськими документами, інші складаються залежно від характеру подій, зміни керівництва тощо.

Складання актів доручається комісіям, які затверджуються або наказами керівництва, або розпорядчими документами вищих організацій. Часто акти складаються постійно діючими експертними комісіями.

Текст акта складається з двох частин: вступної та констатуючої.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта, зазначаються ті особи, які його складали, а також ті, хто був присутній при його складанні.

Вступна частина будується за схемою:

- підстава: …

- складено комісією у складі: …

- голова: …

- члени комісії: …

При зазначенні осіб, які брали участь у складанні акта, зазначають їх посади, ініціали, прізвища.

У констатуючій частині викладається мета і завдання акта, сутність та характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється про кількість примірників та про місце його зберігання. Дата акта повинна відповідати дню факту, що актується.

Досить часто у своїй роботі акти перевірки доводиться складати працівникам різних служб правоохоронних органів. Незалежно від того, працівники яких служб складають документ (акт), у ньому мають бути дотримані всі вимоги щодо оформлення.

Оголошення – це інформаційний документ, в якому подається інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. Мета — інформувати про різні події життя особи: навчання, роботу, обмін чи продаж квартири, різні культурно-громадські та наукові заходи. Оголошення подаються на сторінках газет, журналів та окремих афішах. Залежно від характеру оголошення, в ньому зазначаються організатори певних заходів, час і місце їхнього проведення, умови входу (платні, безкоштовні).





<< предыдущая страница   следующая страница >>