asyan.org
добавить свой файл
1


ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора держархіву

області

від 17.03.2008 № 32
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ забезпечення збереженості документів, обліку та довідкового апарату
1. Відділ забезпечення збереженості документів, обліку та довідкового апарату є структурним підрозділом державного архіву Херсонської області.
У своїй практичній діяльності відділ керується Конституцією України, Законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації та рішеннями сесій обласної ради, наказами директора архіву, а також цим Положенням.
2. Основними завданнями відділу є:

забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, організація і координація робіт щодо фізико-хімічної збереженості документів;
організація робіт зі створення інформаційно-пошукових систем до документів архіву, у тому числі шляхом впровадження автоматизованих технологій;
організація робіт з обліку документів, його вдосконалення; нормативно-методичне забезпечення державного обліку документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архіві, державних архівних установах, у інших власників, консультування їх з профільних питань;
консультування працівників державних архівних установ інших власників документів Національного архівного фонду з профільних питань діяльності;

вивчення і впровадження передового досвіду з профільних напрямків діяльності.
3. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1 Організовує постійне зберігання і раціональне розміщення в архівосховищах:

документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності існуючих і тих державних органів, підприємств, установ і організацій, які діяли раніше на сучасній території області;
документів особового походження, переданих до державного архіву в установленому порядку;
документів, що нагромадилися за час діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян, переданих до державного архіву в установленому порядку;
документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;
страхового фонду копій особливо цінних документів і унікальних документальних пам’яток, фонду користування, копій документів з історії області, міста, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;
облікових документів державного архіву та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, тощо).

3.2 Забезпечує створення і підтримання оптимальних умов і санітарно-гігієнічного режиму зберігання документів, дотримання вимог пожежної безпеки в архівосховищах і в робочих кімнатах відділу;

визначає необхідність і черговість проведення перевірки наявності і стану справ, організовує і здійснює розшук невиявлених справ;
веде роботу щодо визначення фізичного стану документів;

організовує облік документів, які потребують дезинфекції, дезинсекції, профілактичної обробки, реставрації;
організовує і здійснює підготовку документів до передавання їх до лабораторії мікрофільмування і реставрації документів;
здійснює картонування, перекартонування, перешифровку справ, оформлення ярликів;
оформляє видачу документів у тимчасове користування установам, організаціям і підприємствам, контролює своєчасність повернення документів до архіву;
3.3 Веде державний облік документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форм власності на них, у тому числі особливо цінних документів та унікальних документальних пам’яток, їх страхового фонду і фонду користування;
вносить зміни у всі види облікової документації у зв’язку з комплектуванням і експертизою цінності документів, розшуком справ, які виявилися відсутніми за результатами перевірки фондів, вдосконаленням та переробкою описів справ, створенням об’єднаних архівних фондів тощо;
удосконалює і уточнює схему державного обліку документів архіву;
готує відомості про зміни у складі і обсязі фондів для Держкомархіву України, надсилає нові і перескладені картки фондів для Центрального фондового каталогу;
3.4 Організовує роботу щодо виявлення у фондах державного архіву області унікальних документальних пам’яток, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і страхування;
проводить роботу щодо взяття на облік виявлених профільних документів, які знаходяться за кордоном та документів іноземного походження, що стосуються історії області;
готує спільно з іншими відділами пропозиції щодо дозволу на вивезення з України копій документів, оригінали яких зареєстровані в державному архіві;
3.5 Здійснює комплекс робіт по проведенню експертизи цінності документів;
3.6 Визначає перспективи, створює та вдосконалює систему довідкового апарату до документів, і створює автоматизовані системи для пошуку інформації;
здійснює роботу по описанню і каталогізації документів, вдосконаленню і переробленню описів;
здійснює роботу по визначенню категорійності архівних фондів, фондовій приналежності документів архіву;
здійснює разом із іншим підрозділами підготовку довідково-інформаційних видань;
3.7. Виконує комплексу робіт щодо забезпечення фізичної збереженості документів Національного архівного фонду України, що перебувають на зберіганні в архіві;
надає допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, щодо реставрації документів, створення фондів користування;
створює страховий фонд особливо цінних і унікальних документів, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях, бібліотеках;
проводить знепилення, дезінфекцію і дезінсекцію документів;
бере участь у науково-дослідних роботах, підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності;
впроваджує у практику роботи результати наукових досліджень і методичних розробок, а також передовий досвід роботи;
розробляє проекти розділів планів розвитку архівної справи з питань забезпечення фізичної збереженості документів, складає звіти про виконання цих розділів планів;
здійснює виявлення та облік документів зарубіжної архівної україніки.
3.8 Бере участь у підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності, впроваджує у практику роботи результати методичних розробок та передовий досвід роботи;
надає консультативну допомогу з профільних питань архівним установам області;
3.9 розробляє проекти розділів планів розвитку архівної справи з питань зберігання, обліку документів та створенню довідкового апарату до них;
готує звіти про виконання цих розділів планів і аналізує звіти міських архівів і районних архівних відділів;
готує матеріали з профільних питань для розгляду на засіданнях колегії, інших дорадчих органів архіву;
бере участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву та інших архівних установ з профільних питань.
4. Відділ має право:
одержувати від інших відділів архіву інформацію, яка потрібна для виконання покладених на нього завдань;
подавати керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення стану збереження, обліку документів в архіві області в інших державних архівних установах та у інших власників документів Національного архівного фонду;
одержувати від інших відділів інформацію, що потрібна для виконання покладених на неї завдань, вимагати від них належної підготовки справ для передачі на реставрацію, ремонт, оправу та копіювання;
відвідувати архівні підрозділи і діловодні служби підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та об’єднань громадян, а також мати доступ до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються;
подавати керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення стану фізичної збереженості документів в архіві, державних архівних установах та у інших власників документів Національного архівного фонду;
представляти архів на конференціях, нарадах, семінарах у разі розгляду на них профільних питань.
5. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими відділами архіву, а також з усіма архівними установами незалежно від форм власності, а також громадянами-власниками документів НАФ.
6. Відділ організує свою діяльність на підставі річного плану, що затверджується директором архіву.
7. Відділ очолює начальник, який приймається на конкурсній основі, призначаться і звільняється з посади директором архіву.
Начальник відділу здійснює керівництво його діяльністю, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і функціональних обов’язків працівників.
8. Штат відділу визначається штатним розписом архіву в межах граничної чисельності відповідного завдань і обсягів робіт, що виконує відділ.
9. Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посади директором архіву.
10. Обов’язки працівників відділу визначаються у посадових інструкціях, що затверджуються директором архіву.


Начальник відділу забезпечення

збереженості документів,

обліку і довідкового апарату Т.Ю.Іващенко