asyan.org
добавить свой файл
1 2 3 4
Методичні рекомендації

Організація контролю за виконанням документів в Головному управлінні юстиції у Волинській області

м. Луцьк

2013
Організація контролю за виконанням документів в Головному управлінні юстиції у Волинській області

Методичні рекомендації визначають мету, основні завдання, принципи, порядок здійснення в Головному управлінні юстиції у Волинській області (далі – Головне управління юстиції) контролю за виконанням вимог законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов Верховної Ради України, запитів та звернень народних депутатів України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, листів, які надійшли з Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Ради національної безпеки і оборони України, Кабінету Міністрів України (далі - вищі органи державної влади), документів Генеральної прокуратури України та органів прокуратури України, документів Міністерства юстиції України тощо, його систему, форми та види.

Методичні рекомендації розроблені відповідно до Конституції України, Законів України, Указу Президента України від 19 лютого 2002 року № 155 "Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України", Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року №1242; Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України, затвердженої наказом від 02 липня 2012 року №973/5; Інструкції з діловодства в Головному управлінні юстиції у Волинській області, затвердженої наказом від 21 вересня 2012 року №481/2 (далі – Інструкція з діловодства).

Контроль — це важлива і складна функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути всеосяжним. Контроль не може залишатися прерогативою виключно начальника і його заступників. Кожен керівник структурного підрозділу Головного управління юстиції повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо ніхто йому спеціально цього не доручав. Контроль є найфундаментальнішим елементом процесу управління. Одним з найважливіших напрямків контролю є контроль за виконанням документів.

Види контролю

Основними видами контролю за виконанням документів є: попередній, поточним і заключним. За формою здійснення всі ці види контролю за виконанням документів схожі, оскільки мають одну і ту ж мету: сприяти своєчасному виконанню документів та попереджати порушення строків їх виконання. Розрізняються вони тільки часом здійснення.[5]

  1. Попередній контроль — реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки;

  2. Поточний контроль — здійснюється безпосередньо в ході вжиття заходів по виконанню документа; він базується на фактичних результатах, отриманих після проведення відповідної роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей;

  3. Заключний контроль — підсумковий контроль, здійснюється після проведення усіх робіт; дає керівництву Головного управління юстиції інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому і сприяє мотивації (досягнення певного рівня результативності).[5]

Функції контролю за виконанням документів

Головними функціями контролю є:

  1. Облік і аналіз інформації про фактичні результати діяльності всіх структурних підрозділів з питань своєчасності та об`єктивності розгляду документів.

  2. Порівняння їх із плановими показниками.

  3. Виявлення порушень строків виконання і аналіз їх причин.

  4. Корекція, тобто розроблення пропозицій, як усунути виявлені порушення.

  5. Розроблення та вжиття заходів щодо попередження несвоєчасного виконання документів.[7]

Принципи контролю за дотриманням строків виконання документів

Дотримання принципів контролю за дотриманням строків виконання документів діяльності є запорукою його ефективності.

Основними принципами контролю за виконанням документів є:

1. Принцип відповідності — основний логічний принцип. Суть його в тому, що зміст, мета і завдання контролю мають відповідати:

  1. Принцип системності — вимога, аби при організації контролю за виконанням документів було включено та узгоджено всі напрямки роботи управління, налагоджено співпрацю структурних підрозділів Головного управління юстиції.

  2. Принцип усезагальності — вимога до контролю з точки зору:

  3. Принцип неперервності — вимога, аби надходження та порядок розгляду всіх документів підлягали постійному спостереженню. Заходи контролю мають здійснювати послідовно й систематично. Необхідний також контроль дій, які вчиняє відповідальна особа за виконання з метою усуннення виявлених порушень строків.

  4. Принцип об'єктивності — вимога оцінювати діяльності відповідальної особи за виконання документа і її результатів лише на основі чинного законодавства.

  5. Принцип ефективності означає, що результати контролю за виконанням документів мають забезпечувати:

    • повноту виявлення порушень строків виконання документа;

    • своєчасність виявлення таких відхилень;

    • установлення причин порушень;

    • установлення винних осіб;

    • допомогу у розробленні профілактичних заходів.

  6. Принцип плановості вимагає, аби контроль здійснювався планово:

    • плануються заходи контролю по категоріях документів на певний період часу;

    • планується система заходів в межах контролю за своєчасністю виконання документів;

    • контрольним діям має передувати попереднє вивчення документа.

  7. Принцип законності значить, що контроль за виконанням документів здійснюється з дотриманням строків встановлених Законом та іншими нормативно-правовими актами. Контроль за виконанням документів встановлюється з метою забезпечення та гарантування громадянам конституційного права на звернення.

Важливі аспекти контролю за виконанням документів

Для розуміння сутності контролю за виконанням документів треба виділити кілька аспектів:

  • контроль — один із процесів, що забезпечує досягнення поставленої мети, тобто своєчасне виконання документів;

  • контроль спрямовано на те, аби не допустити порушення строків виконання документів.

  • найважливішою складовою контролю є зворотний зв'язок.

Контроль за виконанням документів в головному управлінні юстиції - це діяльність, спрямована на забезпечення належного та вчасного виконання документів, яка включає в себе:

1). Постійний моніторинг стану виконання завдань шляхом отримання від виконавців відповідної попередньої та підсумкової інформації, а також контролю за додержанням попередніх та кінцевих строків, установлених для виконання документів.

2). Перевірку досягнутих результатів та співставлення їх з результатами, які передбачено отримати під час виконання поставлених завдань.

3). Виявлення причин та умов, що призвели до невиконання, неналежного та (або) несвоєчасного виконання документів, за виконанням яких здійснюється контроль, їх усунення та своєчасне інформування керівництва.

4). Проведення, у разі потреби, поглибленого вивчення і перевірки стану виконання документів із залученням відповідних органів, заслуховування на нарадах відповідальних виконавців і їх керівників.

5). Підготовку відповідних пропозицій щодо застосування заходів дисциплінарного впливу до працівників, які порушують виконавську дисципліну.

6). Надання практичної та методичної допомоги працівникам системи установ юстиції в організації контролю.

Головна мета контролю – забезпечення ефективної діяльності Головного управління юстиції як складової частини у вирішенні питань економічного, соціально-культурного та правового розвитку території району та реалізації державної політики у визначених законодавством сферах управління.
Основні завдання контролю за виконанням документів

Основні завдання системи контролю в Головному управлінні юстиції та його структурних підрозділах:

  • облік та систематизація документів, що підлягають контролю, а також матеріалів про хід їх виконання;

  • забезпечення високого рівня виконавської дисципліни;

  • перевірка фактичного виконання завдань, запобігання порушенню термінів їх виконання та обсягів робіт, передбачених документами;

  • своєчасне інформування начальника Головного управління юстиції, його заступників про хід та результати виконання документів;

  • забезпечення своєчасного та якісного виконання завдань, визначених керівництвом у документах, що підлягають контролю.

Порядок і форми контролю за виконанням документів

Організацію роботи з контролю за виконанням документів в Головному управлінні юстиції здійснюють начальник, його заступники та керівники структурних підрозділів.

Координацію роботи з контролю за виконанням документів здійснює відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян Головного управління юстиції у Волинській області, який періодично доповідає про виконання контрольних документів начальнику головного управління юстиції.

Контролю підлягають документи, у яких встановлено завдання або містяться питання, що потребують вирішення.

Контроль за виконанням завдань, визначених документами органів державної влади вищого рівня, доручень начальника Головного управління юстиції здійснюється як в цілому, так і за окремими пунктами відповідно до термінів, зазначених безпосередньо в документах.

На контроль беруть тільки зареєстровані документи, які потребують конкретних дій щодо їх виконання.

Контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів та звернень народних депутатів України та інших документів, визначених резолюцією керівництва Головного управління юстиції.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у документі (постанові, рішенні, наказі, розпорядженні тощо), резолюції керівництва Головного управління юстиції та безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ виконується кількома посадовими особами, відповідальною за організацію виконання (скликання) є посадова особа, яка у резолюції зазначена першою. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання. Головному виконавцю надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. У разі розбіжностей позицій співвиконавців щодо вирішуваного питання головний виконавець завчасно узгоджує їх, а в разі непогодження - доповідає керівництву.

За потреби зміни головного виконавця контрольного документа, залучення до виконання документа інших підрозділів або посадових осіб у найкоротший термін, але не пізніше наступного робочого дня (а щодо термінового документа - негайно), після його отримання головним виконавцем подається службова записка на ім`я начальника або першого заступника начальника Головного управління юстиції або керівника структурного підрозділу, який учинив резолюцію на документі. Після розгляду оригінал службової записки з резолюцією негайно передається новому головному виконавцеві, а копія зазначеної службової записки надається співвиконавцям та відділу організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян для внесення змін до реєстраційно-контрольної картки.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами та листами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями та дорученнями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, запитами та зверненнями народних депутатів України, здійснює перший заступник начальника Головного управління юстиції відповідно до розподілу функціональних повноважень. Безпосередній контроль за строками виконання документів, що надійшли від вищестоящих органів влади покладається на відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за ведення діловодства, визначена наказом Головного управління юстиції.




Строки виконання документів

Строк - певний період у часі, зі спливом якого пов’язана дія або подія, яка має значення для процесу контролю.

Види строків
Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання актів законодавства встановлюються законодавством (додаток 1).

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом Головного управління юстиції. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
Обчислення строків
Завдання, щодо яких визначено строки виконання, виконуються в установлені строки.

Якщо строк виконання завдання не визначено, керівництво Головного управління юстиції розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученням Прем'єр-міністра, запитами та зверненнями народних депутатів України, відразу після реєстрації.

У разі відсутності у резолюції керівництва Головного управління юстиції строку виконання, відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян самостійно встановлює строк відповідно до актів законодавства та Порядку організації та здійснення контролю за виконанням актів та доручень у Міністерстві, затвердженому наказом Міністерства юстиції.

Строк визначається роками, місяцями, тижнями, днями або годинами. Відлік строку починається з дати реєстрації документа в Головному управлінні юстиції, якому адресований документ.

У разі якщо строк виконання обчислюється годинами, то його перебіг починається з моменту вчинення резолюції. Строк, визначений роками, спливає у відповідні місяць та число останнього року строку. Строк, визначений місяцями, спливає у відповідне число останнього місяця строку. До строку, що визначений півроком або кварталом року, застосовуються правила про строки, які визначені місяцями. При цьому відлік кварталів ведеться з початку року. Строк, що визначений у півмісяця, дорівнює п'ятнадцяти дням. Якщо закінчення строку, визначеного місяцем, припадає на такий місяць, у якому немає відповідного числа, строк спливає в останній день цього місяця. Строк, визначений тижнями, спливає у відповідний день цього місяця. Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, днем закінчення строку є перший за ним робочий день.



следующая страница >>