asyan.org
добавить свой файл
1

Про оформлення документів для дії за кордоном.


Під час здійснення Управлінням нотаріату Головного управління юстиції у м. Києві функцій контролю за дотриманням державними та приватними нотаріусами вимог чинного законодавства, а також при розгляді звернень громадян та юридичних осіб було виявлено неналежне виконання вимог щодо оформлення документів для дії за кордоном.

Найбільш типовими помилками чи недоліками є, зокрема:

  • недотримання форми посвідчувального напису;

  • засвідчення вірності фотокопії документу, що посвідчує особу фізичної особи та справжність підпису перекладача на ній;

  • засвідчення вірності фотокопії документу, оформленого з порушенням вимог чинного законодавства (справжність підпису на документі засвідчена не уповноваженою особою, копії рішення суду оформлена не належним чином, документ не скріплено печаткою юридичної особи, що його видала, свідоцтво про посвідчення факту видане сільською радою);

  • в документі, посвідченому нотаріально, який призначений для дії за кордоном зроблено застереження та дописки;

  • документ оформлено без дотримання вимог ст. 15 Закону України «Про нотаріат»;

  • на документі для дії за кордоном вчиняються службові відмітки, що не допускається;

  • не дотримано культури оформлення документу для дії за кордоном, наприклад, якість копії не дозволяє повністю прочитати текст документу та/або посвідчувального напису;

  • український текст документу викладено на правій стороні аркушу, а його переклад - на лівій, в той час, коли відповідно до вимог чинного законодавства повинно бути навпаки.

У зв’язку з викладеним вище, виникла необхідність у підготуванні методичних рекомендацій щодо деяких питань оформлення документів для дії за кордоном.


^ МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ


«Деякі питання оформлення документів

для дії за кордоном»

Документи, що видані та мають юридичну силу на території однієї держави можуть використовуватись на території іншої держави тільки після їх відповідного засвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Існує два способи такого засвідчення: консульська легалізація та проставлення апостиля.


Консульська легалізація офіційного документу означає перевірку його відповідності чинному законодавству України або держави перебування, встановлення та посвідчення дійсності документа або справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ або засвідчила попередній підпис, а також дійсності відбитку штампу, печатки, якими скріплено документ.

Консульська легалізація вимагає обов'язкового посвідчення документів компетентними органами України з подальшим засвідченням в консульській установі тієї держави, де має бути представлений цей документ. Слід зазначити, що документ, який пройшов всі етапи засвідчення, є офіційним лише для тієї країни, консульська служба якої його легалізувала.

З метою спрощення процесу визнання іноземних документів, 5 жовтня 1961 року в Гаазі (Королівство Нідерландів) підписана Конвенція, що відміняє вимогу легалізації іноземних документів. 10 січня 2002 року Верховною радою України прийнято Закон № 2933- ІІІ, відповідно до якого Україна приєдналася до цієї Конвенції. Чинність для України вона набула 22.12.2003 року.

При застосуванні Гаазької Конвенції виконується процедура проставлення апостиля на офіційних документах компетентними органами України для представлення їх на території держав – учасниць Конвенції.


Апостиль – це спеціальний штамп у формі квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 сантиметрам, який засвідчує справжність підпису, якість в якій виступала особа, що підписувала документ, і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено документ.

В Україні розмір спеціального штампу апостилю встановлено 10х10.

Відповідно до вимог ст. 4 Конвенції, апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріпляється з документом; він повинен відповідати зразку, що додається до цієї Конвенції.

Нагадаємо, що текст Конвенції, а відповідно і зразка апостилю, викладено французькою та англійською мовами.

Однак апостиль може бути складений офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також другою мовою. Заголовок "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" повинен бути викладений французькою мовою.

^ Зразок апостиля




APOSTILLE

(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)




1. Країна: ................................




Цей офіційний документ

2. підписаний .............................

3. у якості ...............................

4. містить проставлену печатку/штамп ......




Підтверджено




5. у .......... 6. дата ..........

7. ким ....................................

8. N .................

9. Печатка/штамп 10. Підпис

................ ................




 

Відповідно до ст.ст. 3, 4 і 6 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, Кабінет Міністрів України своєю постановою № 61 від 18.01.2003р. надав повноваження на проставлення апостиля наступним відомствам:

  • Міністерству освіти і науки – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами, що стосуються сфери освіти і науки;

  • Міністерству юстиції – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України;

  • Міністерству закордонних справ – на всіх інших видах документів.

Правила проставлення апостиля, затверджені спільним наказом цих міністерств 05.12.2003р. № 237/803/151/5 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 12.12.2003р. за № 1151/8472.

Не проставляється апостиль на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України, адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій, документах, що мають характер листування, а також на оригіналах, копіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння збої, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно - правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування.

Що стосується оригіналів офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, то апостиль може бути проставлений тільки на копіях цих документів, засвідчених нотаріусами України у встановленому порядку.

Слід також зазначити, що 22.01.1993 року в Мінську (Республіка Білорусь) в рамках країн СНД, з метою забезпечення належного захисту прав і законних інтересів громадян та осіб, що проживають на їхніх територіях, була підписана Конвенція про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах (далі – Конвенція).

10.11.1994 року Верховною Радою України ратифіковано цю Конвенцію та 14.07.1995 вона набула чинності для України.

Застосовується Конвенція у відносинах України з Республікою Білорусь, Азербайджанською Республікою, Республікою Узбекистан, Російською Федерацією, Республікою Казахстан, Республікою Таджикистан, Республікою Вірменія, Киргизькою Республікою, Республікою Молдова, Грузією та Туркменією.

Громадяни кожної із держав – учасниць цієї Конвенції (далі – Договірні Сторони), а також особи, що проживають на їхніх територіях, користуються на територіях всіх інших Договірних Сторін по відношенню до своїх особистих і майнових прав таким самим правовим захистом, як і, власне, громадяни Договірної Сторони.

Правову допомогу в цивільних, сімейних та кримінальних справах відповідно до вказаної вище Конвенції здійснюють установи юстиції Договірної Сторони.


Нотаріальне оформлення документів призначених для дії за кордоном, провадиться з урахуванням права тієї держави, до якої вони мають подаватися. Ця вимога ґрунтується на ст. 98 Закону України "Про нотаріат" згідно з якою нотаріуси застосовують норми іноземного права, приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України.

Документи складені з додержанням вимог іноземного права, своєю незвичною юридичною термінологією і використанням юридичних формул суттєво відрізняються від документів, прийнятих у правовому обігу України. Вони можуть мати незвичні заголовки (афідевіт, сертифікат, ретейнер, повноваження, дід, тощо).


Афідевіт – письмова урочиста заява;

Сертифікат – свідоцтво, посвідчення, довідка;

Декларація – заява;

Повноваження – довіреність;

Ретейнер – попередній договір про оплату;

Статутна декларація – урочиста заява;

^ Дід (документ за печаткою) – одностороння угода про відчуження нерухомості, передача абсолютного права власності на нерухомість.

До числа найбільш поширених документів, призначених для дії за кордоном, відносяться різного роду документи, зокрема, довідки:

  • про те, що особа на території України станом на _________ засудженою (за кримінальними справами) не значиться та в розшуку не перебуває;

  • з місця проживання;

  • медична довідка (форма №082-у),'

  • з місця роботи;

- з місця навчання ;

Заяви, афідевіти:

- про підтвердження сімейного стану з метою реєстрації шлюбу в іншій державі;

- про сімейний стан у справі відшкодування шкоди родичам, законним спадкоємцям громадянина України, померлого в іншій державі, тощо.

Документ, призначений для дії за кордоном, викладається українською мовою. На прохання фізичних чи юридичних осіб може бути оформлений його переклад на іноземну мову за правилами засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу мову.

Зокрема, текст перекладу може бути викладений окремо від тексту документа. В такому випадку перекладається весь текст документа, включаючи посвідчувальний напис нотаріуса. Під текстом перекладу вчиняється посвідчувальний напис нотаріуса українською мовою. Переклад, що зроблений на окремому аркуші, пришивається до документа і скріплюється підписом нотаріуса.

Застосовується викладення текстів документа та перекладу на одному аркуші. В цьому випадку на лівій стороні аркуша вміщується текст документа українською мовою, а переклад - на правій. Під українським та іноземним текстами нотаріусом вчиняється один посвідчувальний напис українською мовою про посвідчення або засвідчення документа. Одночасно в посвідчувальному написі зазначається про засвідчення вірності зробленого нотаріусом перекладу чи про засвідчення справжності підпису перекладача.

При оформленні документів, призначених для дії за кордоном, нотаріуси повинні враховувати деякі особливості їх складання та оформлення

Так, в текстах довіреностей, повноважень, афідевітах тощо, крім прізвища, ім'я та по батькові, які мають бути записані згідно з паспортом, може бути також зазначено, під яким прізвищем, ім'ям громадянин відомий в іноземній державі. Наприклад, Сагайдак Іван Петрович, відомий як Джон Сагайдак.

Для деяких країн у довіреностях, свідоцтвах про посвідчення факту, що громадянин є живим, крім звичайних реквізитів іноді може зазначатися громадянство чи національність, рік народження , сімейний стан, професія тощо.

Дата складання довіреності може бути визначена на початку або в кінці її тексту. Нотаріус вправі посвідчувати довіреність незалежно від терміну її дії, або якщо в ній зазначено, що вона дійсна до її припинення.

Документи (листи, фотокартки, квитанції та ін.), що додаються до афідевіту на підтвердження викладених в ньому фактів, підшиваються перед афідевітом. Згідно з вимогами деяких країн наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному написі (Форма № 101).

Іноді вимагається подання двох і більше примірників документа, наприклад довіреності. В цьому випадку нотаріус вправі посвідчити дві довіреності однакового змісту, але кожна з них реєструється в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій під самостійним номером. У справах нотаріуса залишається один примірник довіреності, на якому зазначаються відповідно два реєстрові номери.

Іноземним правом може бути передбачений і особливий порядок підписання документів. Так, на довіреностях, заявах та інших документах громадянину необхідно написати у рядок згідно з даними паспорта своє прізвище, ім'я та по батькові у тій послідовності, яка зазначена у тексті документа, а потім розписатися. У разі, коли документ викладено двома мовами - українською і іноземною - підпис у зазначеному вище порядку має бути зроблений під обома текстами по ширині аркуша.

Слід мати на увазі, що на довіреності, афідевіті, заяві тощо, призначених для дії в США, Канаді та інших країнах, неписьменний громадянин проставляє під текстом документа три хреста. При цьому мають бути присутні два свідки, які підписуються з зазначенням повністю свого прізвища, імені, та по батькові.

Законодавством канадської провінції Квебек вимагається, щоб довіреність, яка видається на ведення спадкової справи (за умови, якщо вона передбачає реалізацію нерухомого майна), була підписана поряд з особою, яка її видає, також її чоловіком (дружиною).

Нотаріус може вчинити в інтересах громадянина України, якщо це передбачено міжнародним договором за участю України, і таку нотаріальну дію як розкриття та оголошення заповіту.

Посвідчувальні написи на документах, складених з урахуванням вимог іноземного права, вчиняються, як правило, за формами, передбаченими чинним законодавством (Форми реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на правочинах і засвідчуваних документах, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 10 січня 2005 року
№ 1/5). Проте, деякі документи оформляються без вчинення на них звичайного для українського права посвідчувального напису. Як приклад можна навести дід, що оформляється для ведення справ по відчуженню нерухомості в США. Документ викладається англійською мовою на спеціальному типографському бланку. Особа, від імені якої він оформляється, розписується в певному місці діда. На підтвердження його оформлення розписується і нотаріус та проставляє на ньому відбиток печатки. Посвідчувальний напис на діді не проставляється, але до нього додається зроблений переклад на українську мову, який підписується особою. Нотаріус вчиняє на перекладі посвідчувальний напис про посвідчення діда. Переклад у встановленому порядку скріпляється з дідом.

В такому ж порядку проводиться оформлення формулярів для пенсійного забезпечення розписок на одержання грошових сум та звільнених розписок.

Нотаріус зобов'язаний забезпечити належну культуру оформлення документа. Переклади мають бути надруковані, не допускається написання тексту від руки. На нотаріально оформлювальних документах, призначених для дії за кордоном, прокреслення не проставляється.


Управління нотаріату

Головного управління юстиції у м. Києві