asyan.org
добавить свой файл
1
Access_2
Таблиця в режимі перегляду
Навігація по таблиці. Зразу ж після відкриття таблиці, активним стає її перший запис та нульове поле цього запису. Ознакою активного запису слугує трикутна мітка, розміщена на кнопці області виділення запису. Область виділення запису знаходиться в лівій частині вікна таблиці та розділена на кнопки, що відповідають кожному запису. Ознакою активного поля є розташований на ньому курсор, а його уміст, крім того, по умовчанню, виділено. Це дозволяє вам відразу перейти до введення нового значення без необхідності видалення старого. Перемикатись в режим відміни виділення та навпаки, можна за допомогою клавіші F2.

Переміщатися по таблиці можна одним з двох способів – за допомогою клавіатури та миші. Для навігації по таблиці використовується звичайний набір клавіш – клавіші із стрілками, клавіші PageUp, PageDown, Home, End та їх комбінації з клавішею Ctrl. Натискання на одну з цих клавіш, відповідним чином переміщує курсор введення в іншу чарунку, роблячи її активною.

Переміщатись по таблиці можна також за допомогою миші, використовуючи при необхідності вертикальну та горизонтальну смугу прокрутки вікна таблиці. Але при такому переміщенні позиція активної чарунки таблиці не переміщується, курсор введення залишається там, де був.

Елемент поле номера запису, має подвійне призначення. З одного боку, в цьому полі відображається номер поточного запису (внутрішній лічильник записів MS Access). З іншого боку, поле номера запису можна використовувати для переміщення по записах. Для цього потрібно в полі лівою кнопкою миші ( чи натиснути клавішу F5), ввести номер запису, до якого потрібно перейти і натиснути Enter. Курсор введення буде встановлений у поточне поле вказаного вами запису. Якщо вказано неприпустимий номер запису, то на екран буде видано повідомлення про помилку і нічого не станеться.

Введення та редактування даних. Дані вводяться в поточну чарунку нового або існуючого запису. Маркер запису (зображення на кнопці зліва від запису) при цьому змінюється на зображення малюючого олівця. Введення в чарунку можна відмінити, натиснувши на клавішу Esc, якщо курсор її ще не покинув. При цьому буде відновлено попереднє значення чарунки. Так само, клавішею Esc можна відмінити зміну всього запису. Нове значення чарунки запам’ятовується в таблиці на диску при переході до іншої чарунки або іншого запису. Зміни в даних запису запам’ятовуються при переході до іншого запису. Для відміни введення потрібно в меню Правка вибрати пункт Отменить (клавіші Ctrl-Z).

Видалення рядків та стовпчиків. Щоб видалити рядки або стовпчики, потрібно їх спочатку відмітити. Для виділення рядка необхідно клацнути лівою клавішею миші на кнопці з маркером запису в області виділення колір фону запису при цьому виділиться на чорний. Щоб виділити кілька записів підряд, потрібно, не відпускаючи ліву кнопку миші, перетащити показчик вгору або вниз на бажану кількість записів. Стовпчик можна відмітити, клацнувши мишею на його заголовку. Декілька стовпчиків можна відмітити таким же способами.

Для видалення відмічених рядків або стовпчиків необхідно обрати з їх контекстного меню пункт Удалить запись або натиснути на клавішу Delete. Потрібно бути дуже уважним, так як видалену інформацію відновити вже не вдасться. Видалення стовпця призведе до видалення даних та відповідного поля з макета таблиці, тому при закритті таблиці на екрані буде відображене діалогове вікно для підтвердження збереження її макета.

Необхідно пам’ятати, що MS Access не дозволяє видаляти рядки або стовпчики із таблиці, якщо це призведе до порушення цілісності посилань. Наприклад, не можна із довідника видалити товар, якщо його код присутній в таблиці замовлені та існує зв’язок за кодом товару.

Зміна порядку стовпчиків. Змінити порядок стовпчиків в режимі перегляду, можна за допомогою перетягування їх мишею. Для цього стовпчик потрібно спочатку відмітити, клацнувши мишею на його заголовку, потім ще раз клацнути на ньому лівою кнопкою миші, та утримуючи її натисненою, перетягти стовпчик на нове місце.

Можливістю перестановки стовпчиків користуються звичайно, якщо потрібно провести сортування записів по декільком полям. Сортування по декільком стовпчикам можливе тільки в тому випадку, коли вони ідуть підряд.

Пошук та заміна. Для пошуку та заміни інформації в таблиці призначене діалогове вікно Поиск и замена. Одержати до нього доступ можна, натиснувши кнопку панелі інструментів із зображенням бінокля. Можна також скористатись пунктом Поиск або Замена меню Правка.

Сортування. Сортувати позростанню та спаданню можна, як один стовпчик, так і декілька, розташованих поруч. Щоб відсортувати стовпчик таблиці по зростанню, потрібно його виділити та натиснути кнопку панелі інструментів Сортировка по возрастанию. Якщо стовпчик не виділений, то сортування провадиться по активному стовпчику, тобто того, в одній з чарунок якого, знаходиться курсор.

Зміна розмірів стовпця. Для зміни ширини стовпця (поля) таблиці треба підвести курсор миші до правої границі його заголовка. Курсор при цьому прийме форму жирної вертикальної риси з двома горизонтальними стрілками. Натиснувши та не відпускаючи ліву клавішу миші, можна перетягти границю поля вліво та вправо, зменшуючи їх або збільшуючи тим самим ширину поля.

Приховані та відображені стовпці. В процесі роботи, особливо, якщо таблиця має дуже багато стовпців, виникає необхідність підсліджувати значення кількох полів, які розташовані далеко один від одного та не вміщуються на екрані. В цьому випадку стовпці, які в даний момент не потрібні можна приховати.

Щоб приховати стовпці, потрібної вибрати (відмітити) та з меню Формат обрати пункт Скрыть столбцы. Стовпчики щезнуть з вікна таблиці, але звичайно, залишаться в макеті таблиці. Інший спосіб приховати стовпчик – перетягти мишею праву границю до лівою, встановивши тим самим ширину поля рівною нулю.

Для відображання прихованих стовпчиків існує пункт Отобразить столбцы меню Формат. Вікно діалога Отображение столбцов містить список полів таблиці та зліва від кожної назви поля є прапорець, що відповідає стану відображення. Знятий прапорець означає, що поле приховане. Для відображення прихованих полів потрібно просто встановити прихований прапорець.

Закріплення та звільнення стовпчиків. Щоб закріпити стовпчики, спочатку їх потрібно виділити а потім обрати пункт Закрепить столбцы меню Формат. Відмічені стовпці перемістяться в ліву частину і будуть залишатися у вікні при горизонтальній прокрутці. Для звільнення стовпців потрібно обрати пункт Освободить все столбцы меню Формат.

Підтаблиця. Починаючи з MS Access 2000, з’явилась можливість продивлятись записи іншої таблиці, зв’язані з поточним записом активної таблиці. Для цього повинен існувати зв’язок між таблицями типу один-до-багатьох. В цьому випадку вікно відкритої таблиці містить в лівій частині додатковий стовпчик, в кожній чарунці якого зображено квадрат із значком ”+”. Якщо клацнути на ньому, то , з’явиться підтаблиця, яка містить записи, що відповідають поточному.

За допомогою команд підменю Подтаблица меню Формат всі таблиці можна розгорнути, згорнути або видалити. Щоб вставити підтаблицю, потрібно обрати пункт Подтаблица меню Вставка. У вікні вставки, що з’явилося, оберіть таблицю або запит, які будуть , зв’язані з активною таблицею з боку багато, та поля по яких здійснюватиметься , зв’язок.

Застосування фільтрів. Фільтри застосовують для обмеження кількості видимих записів таблиці за якимось ознаками. Найпростішими варіантами фільтра є Фильтр по выделенному и Исключить выделенное. В якості умови обидва фільтри використовують значення поточної чарунки. Щоб відмінити фільтр, потрібно обрати пункт Удалить фильтр меню Записи.

Більш складний фільтр можна встановити, обравши пункт Изменить фильтр меню Записи. Вікно фільтра має ту ж структуру, що й вихідна таблиця. Значення, задані для різних полів, , зв’язуються з використанням логічної операції И. Якщо натиснути на вкладку Или в нижній частині вікна фільтра, то , зв’явиться можливість задати ще один набір умов, який буде зв’язуватись з попереднім за допомогою операції Или. Для активізації фільтра потрібно обрати пункт Применить фильтр меню Фильтр. Найбільш складний варіант використання фільтрів – Розширений фільтр. Розширений фільтр доступний через однойменний пункт меню Записи. Цей фільтр являє собою звичайний запит на вибірку. Основна відмінність – у фільтрі виводяться всі поля, присутні в таблиці, в той час як в запиті можна вибрати тільки необхідні поля з наявних. Розширений фільтр можна зберегти як запит та завантажити із запиту (пункти Загрузить из запроса и Сохранить как запрос меню Файл доступні тоді, коли відкрито бланк розширеного запиту.

Стовпчик підстановки. В MS Access існує можливість вказати для поля таблиці стовпець підстановки. Це означає, що в режимі перегляду таблиці будуть виводитись не дані, що зберігаються в полі, а дані із стовпця іншої таблиці. Наприклад, в таблиці Товари є числове поле Код виробника. По цьому полю таблиця Товари , зв’язана з таблицею Виробники. Але в режимі перегляду таблиці Товари замість числового поля кодів виробників виводяться відповідні цим кодам найменування з таблиці Виробники, так як в цьому випадку був використаний стовпець підстановки.

Щоб створити стовпець підстановки в режимі перегляду, потрібно відкрити таблицю, активізувати потрібне поле (клацнувши лівою кнопкою миші в одній з чарунок відповідного стовпця та обрати пункт Столбец подстановок з меню Вставка та слідувати підказкам майстра.

Типи та властивості полів.

Розмір поля. Значення цієї властивості вказує максимальний розмір даних, які можуть зберігатись в полях текстового, числового типу та в полях типу лічильник. Для текстового поля ця властивість може містити число від 0 до 255. Всі символи, що зберігаються в полі рядка, які виходять за вказаний розмір відкидаються. Для поля типу лічильник допустимі тільки два значення – длинное целое и код репликации.

Для полів числового типу властивість Розмір поля може приймати одне із семи значень:


  • Байт. Поле займає 1 байт та може приймати цілочислені значення від 0 до 255.

  • Ціле. В полі можуть зберігатись цілочислені значення від –32768 до 32767. Розмір поля –2 байти.

  • Довге ціле. Значення для числових полів по умовчанню. Розмір поля – 4 байти.

  • Одинарне з плаваючою точкою. Поле призначене для зберігпання даних з плаваючою точкою, що займають 4 байти. Точність представлення 7 знаків.

  • Подвійне з плаваючою точкою. Поле призначене для зберігання чисел з плаваючою точкою, які займають 8 байт. Точність представлення 15 знаків.

  • Дійсне. Розмір цього поля 12 байт для проектів MS Access (*.adb файли) та 8 байт для баз даних (*,mdb файли). Числа цього типу мають точність до 28 знаків.

  • Код реплікації. Поле може містити унікальний ідентифікатор, який використовується для реплікації.

Формат поля. Значення цієї властивості керує способом відображення даних, що зберігаються в полях всіх типів, крім поля об’єкту OLE. Формат поля не впливає на те, яким чином дані зберігаються в таблиці.

Формат поля таблиці задається рядком, що містить або комбінацію звичайних та керуючих символів (користувацький формат), або найменування одного з визначених форматів.

Використовуючи користувацький формат можна, наприклад, вказати різні кольори для представлення додатних та від’ємних чисел, задати надпис, який , з’являється в чарунці таблиці привідсутності інформації та ін.

Табл.1 Керуючі символи, які можуть використовуватись в рядку користувацького формату.

Символ або група символів


Опис

Для всіх типів полів


“ABCD”

В полі відображується все, що знаходиться між подвійними лапками.

! (знак оклику)

Встановлюється вирівнювання за лівою границею поля таблиці.

*(зірочка)

Призводить до заповнення доступного простору символом, що вказаний після зірочки

\ (зворотня коса риска)

Наступний за зворотньою косою символ відображується як літерал. Замість цього можна використовувати подвійні лапки.

[колір]

Змінює колір символів на вказаний. Доступні значення Чорний, Синій, Зелений, Бірюзовий, Червоний, Лиловий, Жовтий, Білий

Дата/час


: (двокрапка)

Відображає роздільник для часу, заданий в діалоговому вікні Регіональні встановлення.

/ (коса риска)

Символ-роздільник дати

с

Повний формат дати


d

Номер дня місяця від 1 до 31, відображений однією або двома цифрами

dd

Номер дня місяця від 1 до 31, відображений двома цифрами

ddd

Перші три літери назви дня тижня.

dddd

Повна назва дня тижня

w

Номер дня тижня (від 1 до 7)

ww

Номер тижня в році (від 1 до 53)

m

Номір місяці в році, вказаний однією чи двома цифрами

mm

Номір місяці в році, вказаний двома цифрами

mmm

Перші три літери назви місяця

mmmm

Повна назва місяця

q

Квартал року, в який потрапляє дата (від 1 до 4)

y

Номер дня в році (від 1 до 366)

yy

Останны 2 цифри року

yyyy

Рік відображається повністю

Числові або грошові поля

0 (ноль)

Знакомісце для цифри

#

Знакомісце для цифри (цифра або нічого)

%

Значення поля множиться на 100 і в кінці додається знак процента

Текстове або поле Memo

@

Потрібний текст (хоча б один символ)

&

Може відображатись текст (не обов’язково)

<

Всі наступні за цим символи будуть відображатися в нижньому регістрі

>

Всі наступні за цим символи будуть відображатися в верхньому регістрі


Точність. Ця властивість доступна тільки для полів числового типу, у яких властивість Розмір поля має значення Дійсне та означає точність представлення чисел. Значенням цієї властивості є загальна кількість цифр, яка бере участь в представленні числа, як зправа так і зліва від десяткової крапки.

Масштаб. Ця властивість також доступна для числових полів, у яких властивість Розмір поля встановлено в значення Дійсне. Значенням цієї властивості ї кількість знаків зправа від десяткової крапки, які будуть зберігатися в таблиці.

Кількість десяткових знаків. Ця властивість доступна для полів числового та грошового типів. Вказує кількість знаків зправа від десяткової крапки. Значення по умовчанню Auto, тобто число відображається так як було введене.

Маска вводу. Ця властивість призначена для полегшення контроля над введенням користувачем специфічної інформації в полі таблиці або запиту. (Наприклад, телефонні номери, паролі, дата/час) Маски введення можна створити двома шляхами – за допомогою майстра та вручну. Для запуска майстра потрібно натиснути кнопку побудовника (кнопка з трьома крапками зправа від поля) властивості Маска ввода. Майстер масок можна використовувати тільки для полів текстового типу та полів Дата/время.

Підпис Властивість присутня для всіх полів і може містити до 2048 символів текстової інформації. Якщо цей текст присутній, він використовуватиметься як заголовок стовпця.

Значення за умовчанням. Властивість присутня у полів всіх типів, крім лічильник та поле об’єкту OLE. В цій властивості вказується значення, яке буде автоматично підставлене в поле при створенні нового запису. (Наприклад, “=Date()” – поточна системна дата). Знак “=” вказувати обов’язково.