asyan.org
добавить свой файл
1
Вимоги до документів, які складено за кордоном з участю іноземних властей або які виходять від них, а також до документів, які оформлюються нотаріусами для використання за межами України
Відповідно до ст.13 Закону України "Про міжнародне приватне право" документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України.

Ст. 100 Закону України „Про нотаріат” передбачає, що документи, які складено за кордоном з участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України. Без легалізації такі документи приймаються нотаріусами у тих випадках, коли це передбачено законодавством України, міжнародними договорами, в яких бере участь Україна.

Тобто, для вчинення будь-яких нотаріальних дій, у тому числі, і для засвідчення вірності перекладу та вірності копій, документи, які складено за кордоном за участю іноземних органів влади або які від них виходять, повинні прийматися нотаріусами за умови легалізації або проставляння апостилю, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Документи, що видані та мають юридичну силу на території України, також можуть використовуватись на території іншої держави тільки після їх відповідного засвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Існує два способи такого засвідчення: консульська легалізація та проставлення апостиля.
Консульська легалізація офіційного документу означає перевірку його відповідності чинному законодавству України або держави перебування, встановлення та посвідчення дійсності документа або справжності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ або засвідчила попередній підпис, а також дійсності відбитку штампу, печатки, якими скріплено документ.

Консульська легалізація вимагає обов’язкового посвідчення документів компетентними органами України з подальшим засвідченням в консульській установі тієї держави, де має бути представлений цей документ. Слід зазначити, що документ, який пройшов всі етапи засвідчення, є офіційним лише для тієї країни, консульська служба якої його легалізувала.
Гаазька конвенція.

22.12.2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція від 5 жовтня 1961 року, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

При застосуванні Гаазької Конвенції виконується процедура проставлення апостиля на офіційних документах компетентними органами України для представлення їх на території держав — учасниць Конвенції.Апостиль — це спеціальний штамп у формі квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 сантиметрам, який засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписувала документ, і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено документ. В Україні розмір спеціального штампу апостилю встановлено 10х10. Відповідно до вимог ст. 4 Конвенції, апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріплюється з документом; він повинен відповідати зразку, що додається до цієї Конвенції. Текст Гаазької Конвенції, а відповідно і зразка апостилю, викладено французькою та англійською мовами. Однак апостиль може бути складений офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також другою мовою. Заголовок «Apostille» (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» повинен бути викладений французькою мовою.
APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

1. КРАЇНА:………………………………………………
ЦЕЙ ОФІЦІЙНИЙ ДОКУМЕНТ

2.ПІДПИСАНИЙ…………………………………………

3.УЯКОСТІ………………………………………………

4. МІСТИТЬ ПРОСТАВЛЕНУ ПЕЧАТКУ/ ШТАМП ……………
ПІДТВЕРДЖЕНО
5. У……………… 6. ДАТА…………………….

7. КИМ………………………………………………….

8. № …………………………………………………

9. ПЕЧАТКА/ ШТАМП 10. ПІДПИС
Відповідно до ст. ст. 3, 4 і 6 Гаазької Конвенції, Кабінет Міністрів України своєю постановою № 61 від 18.01.2003р. надав повноваження на проставлення апостиля наступним відомствам:
• Міністерству освіти і науки — на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами, що стосуються сфери освіти і науки;• Міністерству юстиції — на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України;• Міністерству закордонних справ — на всіх інших видах документів.



Процедура проставлення апостиля на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами, затвердженими Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 року №237/803/151/5.

Відповідно до п.2 зазначених Правил апостиль проставляється: на документах, які виходять від органів судової влади України; на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції; на адміністративних документах; документах про освіту та вчені звання; на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами; на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.  Документи, на які не поширюється дія Конвенції, мають бути легалізовані відповідно до чинного законодавства.   Апостиль не проставляється: на оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз'яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.

Апостиль також не може бути проставлено:   - на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;    - на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.   Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Апостиль може бути проставлено на копіях таких документів, засвідчених у встановленому порядку на території України (нотаріально).    Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України „Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” від 18.01.2003 №61, апостиль проставляється:
Міністерством освіти і науки – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки; До таких документів відносяться: дипломи про освіту, сертифікати про присвоєння вчених звань, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;       Міністерству юстиції України - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.   Зокрема, свідоцтва та довідки, видані органами РАЦС, документи, видані або засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.

Міжнародна конвенція про правову допомогу (країни СНД)

14 квітня 1995 року для України набула чинності Конвенція про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах. Конвенція застосовується у відносинах України з Республікою Білорусь, Азербайджанською Республікою, Республікою Узбекистан, Російською Федерацією, Республікою Казахстан, Республікою Таджикистан, Республікою Вірменія, Киргизькою Республікою, Республікою Молдова, Грузією та Туркменістаном.

Відповідно до статті 1 Конвенції громадяни кожної із її держав-учасниць (далі — Договірні Сторони), а також особи, що проживають на їхніх територіях, користуються на території всіх інших Договірних Сторін по відношенню до своїх особистих і майнових прав таким самим правовим захистом, як і власні громадяни даної Договірної Сторони.

Громадяни кожної Договірної Сторони, а також особи, які проживають на їхніх територіях, мають право вільно та безперешкодно звертатися до суду, прокуратури та інших установ кожної Договірної Сторони, до компетенції яких відносяться цивільні, сімейні та кримінальні справи, можуть бути їх учасниками, подавати клопотання, подавати позови і здійснювати інші процесуальні дії на тих самих умовах, що і громадяни кожної Договірної Сторони.

Відповідно до статті 5 Конвенції при здійсненні правової допомоги компетентні установи юстиції Договірних Сторін зносяться одна з одною через свої центральні органи.

Відповідно до ст. 13 Конвенції, документи, що на території однієї з Договірних Сторін виготовлені або засвідчені установою або спеціально на те уповноваженою особою в межах їх компетенції і за установленою формою і скріплені гербовою печаткою, приймаються на територіях інших Договірних Сторін без якого-небудь спеціального посвідчення. Документи, що на території однієї з Договірних Сторін розглядаються як офіційні документи, користуються на територіях інших Договірних Сторін доказовою силою офіційних документів.

У статті 14 Конвенції передбачений обов’язок Договірних Сторін пересилати на прохання без перекладу і безкоштовно свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану, документи про освіту, стаж роботи та інші документи, що стосуються особистих або майнових прав і інтересів громадян запитуваної Договірної Сторони й інших осіб, що проживають на їхній території.

При виконанні статті 14 Конвенції центральним органом в Україні є Міністерство юстиції України.

28 березня 1997 року у Москві було підписано Протокол (далі — Протокол) до Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, який набрав чинності в Україні з 17 вересня 1999 року.

Зазначеним Протоколом, зокрема, внесено зміни до статей 5 та 14 Конвенції, а саме - при здійсненні правової допомоги компетентні установи юстиції Договірних Сторін зносяться одна з одною через свої центральні, територіальні та інші органи, якщо цією Конвенцією не передбачений інший порядок зносин. Договірні Сторони визначають перелік своїх центральних, територіальних та інших органів, уповноважених на здійснення безпосередніх зносин, про що повідомляють депозитарію (держава, міжнародна організація або її головна виконавча посадова особа, якій здається на зберігання оригінал міжнародного договору і яка виконує стосовно цього договору функції, передбачені міжнародним правом).

Відповідно до наказу Міністерства юстиції України «Про запровадження безпосередніх зносин органів юстиції України в рамках Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року в частині виконання доручень у цивільних справах» від 2 серпня 2007 року №597/5, на виконання статті 5 Конвенції в редакції Протоколу до неї, з 1 жовтня 2007 року були визначені органи, що уповноважені на здійснення безпосередніх зносин з відповідними уповноваженими органами Договірних Сторін Протоколу. Такими органами є Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Але є низка країн-учасниць конвенції, які не приєднались до вищезазначеного Протоколу. Таким чином, при виконанні статті 14 Конвенції виключно через Міністерство юстиції України здійснюються зносини з компетентними установами юстиції:- Республіки Узбекистан; - Киргизької Республіки; - Республіки Азербайджан; - Грузії; Туркменістану. При виконанні пункту першого статті 14 Конвенції (Договірні Сторони зобов'язуються пересилати одна одній на прохання без перекладу і безкоштовно свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану - безпосередньо через органи реєстрації актів громадянського стану Договірних Сторін з повідомленням громадян про пересилку документів) безпосередні зносини здійснюють Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, визначені з цією метою Міністерством юстиції України у відносинах з компетентними установами юстиції:- Республіки Білорусь; Республіки Казахстан; - Республіки Молдова; Республіки Таджикистан; - Республіки Вірменія; Російської Федерації. При виконанні пункту другого статті 14 Конвенції (Договірні Сторони зобов'язуються пересилати одна одній на прохання без перекладу і безкоштовно документи про освіту, трудовий стаж та інші документи, що стосуються особистих або майнових прав та інтересів громадян запитуваної Договірної Сторони та інших осіб, які проживають на її території) у відносинах з компетентними установами юстиції:Республіки Білорусь; Республіки Казахстан; Республіки Таджикистан; Республіки Вірменія; Російської Федерації.

Відповідно до ст. 17 Конвенції, у відносинах одна з одною при виконанні цієї Конвенції установи юстиції Договірних Сторін користуються державними мовами Договірних Сторін або російською мовою. У випадку виконання документів державними мовами Договірних Сторін до них додаються засвідчені переклади російською мовою.

Громадяни кожної з Договірних Сторін можуть успадковувати на територіях інших Договірних Сторін майно або права за законом або за заповітом на рівних умовах і в тому ж обсязі, як і громадяни цієї Договірної Сторони.

Право спадкування майна, крім нерухомого майна, визначається за законодавством Договірної Сторони, на території якої спадкоємець мав останнє постійне місце проживання. Право спадкування нерухомого майна визначається за законодавством Договірної Сторони, на території якої знаходиться це майно.

Якщо за законодавством Договірної Сторони, що підлягає застосуванню при спадкуванні, спадкоємцем є держава, то рухоме спадкове майно переходить Договірній Стороні, громадянином якої є спадкодавець у момент смерті, а нерухоме спадкове майно переходить Договірній Стороні, на території якої воно знаходиться.

Здатність особи до складання і скасування заповіту, а також форма заповіту і його скасування визначаються по праву тієї країни, де заповідач мав місце проживання в момент складання акта. Однак заповіт або його скасування не можуть бути визнані недійсними внаслідок недотримання форми, якщо остання задовольняє вимогам права місця його складання.

Провадження по справах про спадкування рухомого майна компетентні вести установи Договірної Сторони, на території якої мав місце проживання спадкодавець у момент своєї смерті.

Провадження по справах про спадкування нерухомого майна компетентні вести установи Договірної Сторони, на території якої знаходиться майно.

Установи Договірних Сторін приймають у відповідності зі своїм законодавством міри, необхідні для забезпечення охорони спадщини, залишеного на їх територіях громадянами інших Договірних Сторін, або для управління нею.

Про міри, прийняті відповідно до пункту 1 цієї статті, невідкладно повідомляється дипломатичне представництво або консульська установа Договірної Сторони, громадянином якого є спадкодавець. Зазначене представництво або установа може брати участь у здійсненні цих мір.

По клопотанню установи юстиції, компетентного вести провадження по справі про спадкування, а також дипломатичного представництва або консульської установи міри, прийняті відповідно до пункту 1 цієї статті, можуть бути змінені, скасовані або відкладені.
У Конвенції досить детально розроблений механізм та обсяги надання правової допомоги, а також форма та зміст доручень про надання правової допомоги. Ці дані активно використовуються в українській нотаріальній практиці, оскільки Закон України «Про нотаріат» дає право нотаріусам або посадовим особам, які вчиняють нотаріальні дії, витребувати від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії.

Зокрема, для видачі свідоцтва про право на спадщину, а також для підтвердження родинних стосунків нотаріус перевіряє факт смерті спадкодавця, час і місце відкриття спадщини, наявність підстав для закликання до спадкоємства за законом осіб, які подали заяву про видачу свідоцтва, склад спадкового майна, на яке видається свідоцтво про право на спадщину.

З цією метою, у разі необхідності, нотаріус готує відповідний запит до компетентних органів іншої держави (країни-учасниці Конвенції) щодо отримання відповідних відомостей чи документів, необхідних для оформлення спадщини. Наприклад, відомості щодо реєстрації, місця проживання, наявності спадкової справи, заповіту, копії актового запису про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть. При оформленні таких запитів, нотаріус повинен керуватися статтею 7 Конвенції, яка встановлює основні вимоги до запитів.

Зокрема, запит нотаріуса повинен містити:

- найменування установи, якій адресується запит; найменування установи, яка направляє запит; - найменування справи, щодо якої готується запит про правову допомогу; - зміст запиту та інші відомості, необхідні для його виконання.

Зміст запиту повинен містити:- прізвище, ім’я, по-батькові особи щодо якої готується запит;
- дату народження (у разі наявності таких відомостей) та дату смерті особи, щодо якої готується запит. Якщо дата народження або дата смерті не вказана, то необхідно додавати копію свідоцтва про народження чи смерть, тощо;- останнє місце проживання померлого, щодо якого витребується інформація; адреси та назви установ, від яких необхідно витребувати інформацію (назва нотаріальної контори, банківської установи). Додатково можна зазначити будь-яку іншу інформацію, яка може бути корисною для надання відповіді по суті порушених питань. Запит повинен бути підписаний керівником установи (завідувачем державною нотаріальною конторою чи приватним нотаріусом) та скріплений гербовою печаткою цієї контори чи печаткою приватного нотаріуса. Крім того, запити нотаріусів повинні відповідати вимогам Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5. Договірні Сторони самі сплачують всі витрати, що виникають під час надання правової допомоги на їхніх територіях. Крім того, огляд чинних міжнародних договорів, які містять норми, що звільняють навіть офіційні документи від легалізації/апостилювання, надається у листі Міністерства юстиції України від 11.05.2010 р. N 26-26/291 «Роз'яснення щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації офіційних документів, виданих компетентними органами Договірних Сторін»

Так, на території Болгарії, Естонії, Латвії, Литви, Польщі, Румунії, Сербії та Чехії приймають без будь-якого додаткового засвідчення (консульської легалізації або засвідчення апостилем) усі види офіційних документів незалежно від того, якими органами України вони видані і з якою метою.

На території Грузії та Македонії приймають без будь-якого додаткового засвідчення усі офіційні документи, видані компетентними органами України чи засвідчені уповноваженими особами, крім документів, виданих податковими органами.

На території В'єтнаму, Греції, Єгипту, Ірану, Кіпру, Китаю, Словаччини, Словенії, Туреччини, Угорщини, Хорватії та Фінляндії без будь-якого додаткового засвідчення приймають лише ті офіційні документи, видані або засвідчені компетентними органами України, які надходять від установ юстиції (або інших компетентних органів, визначених для цілей відповідного міжнародного договору), у провадженні яких знаходяться цивільні або кримінальні справи, з метою виконання запитів (доручень) про міжнародну правову допомогу чи розгляду клопотань про визнання і виконання судових рішень, що надсилаються безпосередньо у цілях виконання міжнародних договорів про правові відносини і правову допомогу в цивільних справах.

Таким чином, усі офіційні документи, які складені чи засвідчені компетентними органами В'єтнаму, Греції, Єгипту, Ірану, Кіпру, Китаю, Словаччини, Словенії, Туреччини, Угорщини, Хорватії та Фінляндії і які надсилаються чи подаються державними органами, юридичними та фізичними особами, слід приймати на території України лише за умови засвідчення їх дійсності шляхом консульської легалізації або шляхом проставлення апостиля відповідно до Гаазької Конвенції (1961 р.). Таке засвідчення не вимагається у разі, якщо це прямо передбачено окремими галузевими міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України. Наприклад, легалізація чи апостилювання не застосовується до офіційних документів, що надходять від компетентних органів цих держав в порядку надання міжнародної правової допомоги у цивільних та кримінальних справах.
Нотаріальне оформлення документів, призначених для дії за кордоном, провадиться з урахуванням норм міжнародних договорів та іноземного права.

Ст. 1 Закону „Про міжнародне приватне право” передбачає, що відносини вважаються такими, що мають іноземний елемент, якщо:

- хоча б один учасник правовідносин є громадянином України, який проживає за межами України, іноземцем, особою без громадянства або іноземною юридичною особою;

- об’єкт правовідносин знаходиться на території іноземної держави;

- юридичний факт, який створює, змінює або припиняє правовідносини, мав чи має місце на території іноземної держави.

Відповідно до ст. 32 цього Закону, зміст правочину може регулюватися правом, яке обрано сторонами, якщо інше не передбачено законом, а в разі відсутності вибору права до змісту правочину застосовується право, яке має найбільш тісний зв’язок із правочином. Якщо інше не передбачено або не випливає з умов, суті правочину або сукупності обставин справи, то правочин більш тісно пов’язаний з правом держави, в якій сторона, що повинна здійснити виконання, яке має вирішальне значення для змісту правочину, має своє місце проживання або місце­знаходження.
Нотаріуси приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним правом, якщо це не суперечить законодавству України.

Як правило, документи, складені з додержанням вимог іноземного права, своєю незвичною юридичною термінологією і використанням юридичних формул суттєво відрізняються від документів, прийнятих у правовому обігу України. Зокрема, вони можуть мати незвичні заголовки (наприклад афідевіт, сертифікат, ретейнер, повноваження, дід тощо), містити

Афідевіт - письмова урочиста заява

Сертифікат - свідоцтво, посвідчення, довідка

Декларація - заява

Повноваження - довіреність

Ретейнер - попередній договір про оплату

Статутна декларація - урочиста заява

Дід (документ за печаткою) - одностороння угода про відчуження нерухомості, передача абсолютного права власності на нерухомість.

До числа найбільш поширених документів, призначених для дії за кордоном, відносяться різного роду документи, зокрема, довідки:– про те, що особа на території України станом на певну дату засудженою (за кримінальними справами) не значиться та в розшуку не перебуває;– з місця проживання;– медична довідка (форма № 082-у);– з місця роботи;– з місця навчання;Заяви, афідевіти:– про підтвердження сімейного стану з метою реєстрації шлюбу в іншій державі;– про сімейний стан у справі відшкодування шкоди родичам, законним спадкоємцям громадянина України, померлого в іншій державі тощо.

Документ, призначений для дії за кордоном, викладається українською мовою. На прохання фізичних чи юридичних осіб може бути оформлений його переклад іноземною мовою за правилами засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу мову. Зокрема, текст перекладу може бути викладений окремо від тексту документа. В такому випадку перекладається весь текст документа, включаючи посвідчувальний напис нотаріуса. Під текстом перекладу вчиняється посвідчувальний напис нотаріуса українською мовою. Переклад, що зроблений на окремому аркуші, пришивається до документа і скріплюється підписом нотаріуса.

Застосовується викладення текстів документа та перекладу на одному аркуші. У цьому випадку на лівій стороні аркуша вміщується текст документа українською мовою, а переклад - на правій. Під українським та іноземним текстами нотаріусом вчиняється один посвідчувальний напис українською мовою про посвідчення або засвідчення документа. Одночасно в посвідчувальному написі зазначається про засвідчення вірності зробленого нотаріусом перекладу чи про засвідчення справжності підпису перекладача. Для деяких країн у довіреностях, свідоцтвах про посвідчення факту, що громадянин є живим, крім звичайних реквізитів іноді можуть зазначатися громадянство чи національність, рік народження, сімейний стан, професія тощо.

Дата складання довіреності може бути визначена на початку або в кінці її тексту. Нотаріус вправі посвідчувати довіреність незалежно від терміну її дії, або якщо в ній зазначено, що вона дійсна до її припинення.

Документи (листи, фотокартки, квитанції та ін.), що додаються до афідевіту на підтвердження викладених в ньому фактів, підшиваються перед афідевітом. Наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному написі.

Іноземним правом може бути передбачений і особливий порядок підписання документів. Так, на довіреностях, заявах та інших документах громадянину необхідно написати у рядок згідно з даними паспорта своє прізвище, ім’я та по батькові у тій послідовності, яка зазначена у тексті документа, а потім розписатися. У разі, коли документ викладено двома мовами — українською і іноземною — підпис у зазначеному вище порядку має бути зроблений під обома текстами.

Слід мати на увазі, що на довіреності, афідевіті, заяві тощо, призначених для дії в США, Канаді та інших країнах, неписьменний громадянин проставляє під текстом документа три хреста. При цьому мають бути присутні два свідки, які підписуються з зазначенням повністю свого прізвища, імені та по батькові.

Законодавством канадської провінції Квебек вимагається, щоб довіреність, яка видається на ведіння спадкової справи (за умови, якщо вона передбачає реалізацію нерухомого майна), була підписана поряд з особою, яка її видає, також її чоловіком (дружиною). Нотаріус може вчинити в інтересах громадянина України, якщо це передбачено міжнародним договором за участю України, і таку нотаріальну дію, як розкриття та оголошення заповіту.

Посвідчувальні написи на документах, складених з урахуванням вимог іноземного права, вчиняються, як правило, за формами, передбаченими чинним законодавством. Проте деякі документи оформляються без вчинення на них звичайного для українського права посвідчувального напису. Як приклад можна навести дід, що оформляється для ведення справ по відчуженню нерухомості в США. Документ викладається англійською мовою на спеціальному типографському бланку. Особа, від імені якої він оформлюється, розписується в певному місці діда. На підтвердження його оформлення розписується і нотаріус та проставляє на ньому відбиток печатки. Посвідчувальний напис на діді не проставляється, але до нього додається зроблений українською мовою переклад, який підписується особою. Нотаріус вчиняє на перекладі посвідчувальний напис про посвідчення діда. Переклад у встановленому порядку скріплюється з дідом.


В такому ж порядку проводиться оформлення формулярів для пенсійного забезпечення, розписок на одержання грошових сум та звільнених розписок. Нотаріус зобов’язаний забезпечити належну культуру оформлення документа. Переклади мають бути надруковані, не допускається написання тексту від руки. На нотаріально оформлювальних документах, призначених для дії за кордоном, прокреслення не проставляється.

Не підлягають засвідченню копії трудових книжок у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. По запитах видаються архівні довідки.

Додатки:

Перелік міжнародних договорів України про правову допомогу, відповідно до яких усі офіційні документи, видані компетентними органами однієї Договірної Сторони, приймаються без будь якого додаткового засвідчення на території іншої Договірної Сторони:

1. Договір між Україною та Республікою Болгарія про правову допомогу в цивільних справах 2004 року;

2. * Договір між Україною і Республікою Грузія про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах 1995 року;

3. Договір між Україною і Естонською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах 1995 року;

4. Договір між Україною і Латвійською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1995 року;

5. Договір між Україною і Литовською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах 1993 року;

6. ** Договір між Україною та Республікою Македонія про правову допомогу в цивільних справах 2000 року;

7. Договір між Україною і Республікою Молдова про правову допомогу та правові відносини
у цивільних і кримінальних справах 1993 року;

8. Договір між Україною і Республікою Польща про правову допомогу та правові відносини
у цивільних і кримінальних справах 1993 року;

9. Договір між Україною і Румунією про правову допомогу та правові відносини в цивільних справах 2002 року;

10. Договір між Україною і Республікою Узбекистан про правову допомогу і правові відносини у цивільних і сімейних справах 1998 року;

11. Договір між Україною і Чеською Республікою про правову допомогу і правові відносини
у цивільних справах 2001 року;

12. Договір між Союзом Радянських Соціалістичних Республік і Федеративною Народною Республікою Югославія про правову допомогу у цивільних, сімейних і кримінальних справах 1962 року (у відносинах із Сербією);

13. * Конвенція про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та криміналь­них справах 1993 року.

* у відносинах з Грузією документи податкових органів можуть бути звільнені від легалізації на підставі міжнародних договорів України, укладених у податковій сфері.

** у відносинах з Македонією документи податкових органів можуть бути звільнені від легалізації на підставі міжнародних договорів України, укладених у податковій сфері.

Перелік країн, які приєдналися до Гаазької Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (апостиль):

   Австралія, Австрія, Азербайджан, Албанія, Андорра, Антигуа і Барбуда, Аргентина, Багами, Барбадос, Беліз, Бельгія, Білорусь, Болгарія, Боснія та Герцеговина, Ботсвана, Бруней, Венесуела, Вірменія, Гондурас, Гренада, Греція, Грузія, Данія,  Домініканська Республіка, Еквадор, Ель Сальвадор, Естонія, Ізраїль, Індія, Ірландія, Ісландія, Іспанія, Італія, Казахстан, Китай, Гонконг,  Китай, Макао,  Кіпр, Колумбія, Корея, Латвія, Лесото, Литва, Ліберія, Ліхтенштейн, Люксембург, Маврикій, Македонія, Малаві, Мальта, Маршалові острови, Мексика, Молдова, Монако, Намібія, Нідерланди, Ніує, Нова Зеландія, Норвегія, Острови Кука, Панама, Південна Африканська Республіка, Польща, Португалія, Російська Федерація, Румунія, Самоа, Сан Марино, Свазіленд, Сейшели, Сент-Вінсент і Гренадіни, Сент-Кіттс і Невіс, Сент-Лусія, Сербія, Словацька Республіка, Словенія, Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії,  Сполучені Штати Америки, Сурінам,  Тонга,  Тринідад і Тобаго, Туреччина, Угорщина, Україна, Федеративна Республіка Німеччина, Фіджі, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чеська Республіка, Чорногорія, Швейцарія, Швеція, Японія.